Un chef d’entreprise se doit de gérer (ou piloter) son entreprise. Jusque là, on est tous d’accord. Mais pour arriver à faire cela, il lui faut des infos, des données, des choses sur lesquelles s’appuyer pour prendre des décisions. C’est ou ça ou se faire tirer les cartes pour décider quoi faire. Alors je sais qu’à différentes époques, les plus hautes instances ont pu faire confiance aux cartes, aux étoiles ou à d’autres systèmes pas vraiment cartésiens de prise de décisions.

Mais imaginons que notre gentil entrepreneur décide de ne pas s’en remettre à ce qui ressemble à du hasard. Non, il prendra des décisions réfléchies, qui s’appuie sur du concret.

Mais comment faire pour avoir ces données concrètes ? C’est tout simple. Il faut prendre les données que l’on a sous la main et les hiérarchiser, les traiter, les synthétiser et au final s’en servir pour calculer des indicateurs qui se mettront à jour, dans le meilleur des cas, automatiquement. Ce qui nous donnera des tableaux de bords qui nous permettront :

• d’avoir une vision globale , d’un seul coup d’œil de la santé de sa société,
• de prendre des décisions,
• de voir les résultats des décisions prises.

On peut (que dis-je, on doit) bien entendu avoir des tableaux de bords pour tous les domaines où l’on a besoin de visibilité. Dans le domaine commercial, cela peut être pour mesurer une action ou les performances commerciales, pour voir les dérapages sur les projets, etc. Dans ce billet, quand je donnerais des exemples, je resterais sur des indicateurs de gestion d’entreprise. Si le sujet des indicateurs de pilotage vous intéresse mes chers lecteurs, je ferais d’autres billets (promis).

1- Où prendre les données et quoi en faire

J’aurais envie de dire “là où elles sont”.
En fait, ça dépend, là encore, du pourquoi de vos indicateurs. Pour des indicateurs de pilotage d’entreprise vous pouvez par exemple prendre votre pile de factures, vos liasses de bons de commandes et vos classeurs de devis, ainsi que tous vos calculs prévisionnels des charges de votre entreprise.

Ensuite, une fois que vous avez toutes vos données, il faut les consolider, en faire un tout qui ait du sens. Par exemple, à partir de calculs de vos charges de l’année d’avant, vous pouvez mettre en place un calcul de vos charges prévisionnelles de l’année prochaine (ou en cours) que vous ventilerez par mois. Ça vous donnera en même temps votre point mort prévisionnel.

De même, votre pile de factures vous permettra d’avoir votre CA fait, vos bons de commandes validés, votre CA à venir ainsi que vos devis et votre portefeuille futur.

Vous pouvez aussi du coup, rapprocher le CA mensuel ensuite (ainsi que le CA prévisionnel) pour voir quels sont vos bons ou vos mauvais mois.

2- Less is more (merci monsieur Mies)

Une fois que vous avez toutes vos données bien rassemblées ensemble, avec plein de tableaux, de calculs, de totaux, etc., il faut sélectionner vos indicateurs.

Pour cela, il n’y a qu’une règle. Il vous en faut peu. Et qu’ils soient vraiment percutant.

Pourquoi peu ? Parce qu’il faut que, chaque matin, vous puissiez en un coup d’œil, voir tout ce qu’il y à voir. Savoir là ou ça va et où ça ne va pas.

Vous aurez toujours le temps après d’aller voir plus loin dans les données brutes ou dans les dizaines de calculs intermédiaires que vous avez fait, l’explication du pourquoi du comment de la valeur de votre indicateur.

Si je prends mon cas comme exemple, j’ai en ce qui concerne la partie “gestion financière”, quatre indicateurs principaux :

• la visibilité au niveau trésorerie en nombre de mois qui correspond au nombre de mois pendant lesquels on peut payer les charges,
• le nombre de jour/hommes qu’il faut que l’on facture encore à notre taux journalier moyen pour atteindre le point mort,
• le total de tout ce qui a été facturé mais non encore encaissé,
• la valeur du portefeuille client possible (la somme des devis pondérés à chaque fois par la probabilité d’avoir le contrat).

Pour les deux premiers indicateurs, je les calcule de deux façons différentes :

• avec les montants facturés (même si non encaissés),
• avec les montants facturés et qui seront facturés (on bosse souvent sur de longs projets qui durent plusieurs mois, avec des facturations multiples en cours de projet, il est donc intéressant d’avoir cette vision de ce qui est signé mais pas encore facturé).

J’ai bien entendu des indicateurs secondaires comme :

• le chiffre d’affaires déjà effectué,
• le total des charges prévisionnelles de l’année (que je recalcule en fonction des charges réelles des mois passés),
• les indicateurs de gestion de fonds de roulement.

Pourquoi avoir les indicateurs de besoins en fonds de roulement en indicateurs ‘secondaires’ ? Parce qu’on a un besoin en fonds de roulement assez faible et très stable. Et qu’au vu de l’historique de la société, on a mis les moyens pour se prémunir, en tout cas pour l’instant, de problèmes de BFR.

Au final, j’ai donc seulement quatre indicateurs qui me font six valeurs. Facile à regarder, rapide à comprendre. Et je n’ai pas besoin de plus pour voir la situation globale.

3- Tips

Bon, allez, je vais vous faire part de ma grande sagesse (…) et finir ce billet par quelques petits conseils.

3.1 De la couleur

Pensez à colorer vos indicateurs. C’est bien plus parlant qu’une valeur numérique. Deux exemples.
Mon indicateur de visibilité peut avoir trois couleurs :

• vert quand la visibilité est supérieure à 6 mois,
• orange entre 3 et 6,
• rouge en-dessous.

Idem le nombre de jours à  facturer qui peut être rouge ou vert. Il est vert quand les jours à facturer sont en phase avec le temps restant, en rouge sinon (expliqué simplement, cela veut dire que s’il nous reste 70 % du CA point mort à faire, donc 70 % des jours à facturer alors qu’on est en novembre, l’indicateur sera rouge. Si par contre on a déjà fait 80 % du CA point mort, et qu’il donc reste que 20 % de CA à faire alors qu’on est en mai, le nombre de jours restants à facturer sera vert).

3.2 Les mises à jour

Vous allez mettre vos données à jour assez souvent. A chaque devis, chaque modification du calcul des charges, chaque facture. Pensez donc à construire dès le début une structure qui puisse se mettre à jour simplement et dont les maj se propagent. Ajouter 1 000 € par mois dans les charges prévisionnelles doit permettre de tout recalculer, CA point mort, visibilité, etc.

4- Conclusion

Je suis sûr que je ne vous ai rien appris en vous disant qu’il fallait définir des indicateurs pour pouvoir piloter son entreprise.

Mais je voudrais vraiment insister sur deux points. Il est vraiment important d’être capable d’avoir peu d’indicateurs. 3, 4 , 6 maxi. Pour avoir eu beaucoup de mal avec ce point là, je sais que ça peut être difficile. Avoir 20 indicateurs, ça peut rassurer. Mais au final, vous vous en rendrez compte, c’est bien moins productifs que 4, 5 ou 6.

Il y a autant de tableaux de bord que d’entreprises. Vos indicateurs, ça doit être les vôtres. Ceux qui vous seront vraiment utile. Alors posez vous, réfléchissez et définissez ceux qui seront les plus pertinents pour votre activité.

Et puis quel bonheur ensuite, de voir ces jolis petits indicateurs, qui nous indique en un clin d’oeil, comment vont les choses.