Retour après un contrôle urssaf

Mi novembre nous avons eu le bonheur d’avoir un contrôle URSSAF. Trois semaines avant on a donc reçu un gentil petit courrier en A/R pour nous indiquer que le 19 novembre, il fallait accueillir dans nos bureaux la personne chargée de nous contrôler et lui fournir une liste de papier longue comme deux pages A4 (bon ok un peu moins longues mais quand même).

J’avais a peine fini de lire la lettre d’annonce du contrôle que j’appelais déjà mon expert comptable pour lui annoncer la bonne nouvelle.

Au final tout c’est bien passé. Le cabinet d’expert comptable qui gére notre dossier a envoyé deux personnes pendant toute la durée du contrôle et comme autant l’expert comptable que nous avions fait du bon boulot, nous avons traversé avec succès cette épreuve. Même pas un petit redressement pour le plaisir, non rien.

Mais du coup après avoir survécu à cette expérience, je me suis dit que je pouvais faire une petite liste de chose toute simple à bien vérifier si vous vous trouvez dans la même situation que nous.

Déjà une première chose, stresser ne sert à rien. Pendant trois semaines j’étais totalement en stress. L’expert comptable avait beau me dire que tout allait bien se passer, on avait beau avoir tout les papiers qu’il fallait, je pouvais pas m’empêcher d’angoisser. J’avais l’impression de retourner en cours avec une intero surprise sur un sujet bien vache. Et puis il y a plein de légendes urbaines sur les contrôleurs Urssaf. Alors qu’en fait ben non, si tu peux répondre à toutes les questions que l’on va te poser, ben tout se passe bien.

La réduction Fillon.

A priori c’est une belle cochonnerie a calculer de façon juste (j’ai cru comprendre que les jours de maladie ne devaient être pris en compte dans le calcul ou je ne sais pas quoi). Donc si vous avez fait du Fillon, croisez les doigts pour que celui qui a mis en place le truc ait bien tout fait comme il faut (pour nous s’était le cas). Parce qu’à priori c’est un truc qui est vérifié tout le temps (ça a été l’un des premiers trucs vérifiés pour nous).

Les indemnités kilométriques.

On fait peu de notes de frais pour déplacement pro en voiture. Mais en 2012 on en faisait un peu plus. Et l’année 2012 était l’une des années contrôlées.
Deux choses que je ne savais pas :
Il faut prouver que vous aviez bien la voiture que vous prétentez avoir sur vos notes de frais. Y compris si vous avez vendu entre temps votre voiture (ce qui a été le cas pour moi). Avoir une photocopie de la carte grise de toutes les voitures de vos salariés est donc une bonne chose à faire. Dans mon cas, j’ai retrouvé mon contrat d’assurance et une photocopie du contrat de cession. Mais c’était moins une.
Il y a un barème pour le remboursement des frais kilométriques. Barème qui évolue en fonction du nombre de chevaux de votre voiture (ça je savais) mais aussi du nombre de kilomètre fait dans l’année. En dessous de 5000 km c’est un certains nombre d’euros par km, les kilomètres suivant sont à un barème inférieur (voir très inférieur). Ca je ne savais pas. Donc on n’avait jamais fait la vérification. Et on avait tout calculé avec un seul taux. Et donc le nombre de kilomètre fait en 2012 a été vérifié pendant le contrôle. 4878 Km … Pour le coup j’ai eu de la chance.

Le remboursement des frais de transports en commun.

Vous prenez peut être en charge une partie des frais de transports de vos salariés (je ne me souviens plus si c’est obligatoire ou pas de le faire). Nous on le fait. Il y a la possibilité d’avoir un allégement des charges. Mais pour pouvoir mettre en place cette allégement de charge il faut avoir les justificatifs fournis par les salariés (donc si c’est un abonnement mensuel, avoir tout les justificatifs) et aussi que le salarié est été présent au moins 1 jour sur un mois. A priori si un de vos salarié prend 1 mois de vacances, vous pouvez bien entendu prendre en charge comme d’habitude une partie de son forfait transport, mais pour ce mois là bien précisément, vous ne pouvez pas mettre en place l’allégement de charge qui va bien. Bon pour nous, un mois de vacances continue, ca n’existe pas, mais je n’avais pas forcément la totalité des justificatifs et ça a un peu été le branle bas de combat dans le bureau pour imprimer les justificatifs manquant en urgence (merci à RTM d’avoir un site qui permet de télécharger les factures même 2 ans après !!)

Note de frais repas.

Toute les notes de frais doivent être justifiable. C’est à dire noter sur le ticket CB la raison de celui-ci et si c’est un restaurant et que vous avez payé pour plusieurs, le nom de chacun des convives. Là on était paré. J’ai un agenda complètement exhaustif et chaque ticket indique bien en plus le pourquoi du ticket. Par contre, lors de la préparation du contrôle, un des trucs que j’ai fait a été de vérifier chacun des tickets, pour vérifier que j’avais bien noté la raison sur le ticket, que j’avais bien la justification qui allait bien sur mon agenda (et sur certains déplacement comme une présence samedi à paris ou 4 ou 5 jours d’affilé si j’avais bien en plus des emails ou des factures justifiant le pourquoi du truc). Les tickets sont historiquement rangés par ordre alphabétique du fournisseur. C’est ma moitié qui s’occupe de tout ça et elle trouvait cela plus logique.
Moi bếtement, je trouvais cela mieux de classer par mois. Du coup, on a tout reclassé. Et j’ai eu l’air bien con quand j’ai du retrouver le ticket du resto bidule et truc. (Heureusement j’ai une bonne mémoire et avec le nom du resto je me souviens quand j’y suis allé, même si c’est un resto de 2012, mais j’avais quand même eu l’air d’un con).

La vérification du fait que les fournisseurs soient en règle.

Je ne le savais pas non plus. Mais à priori, quand vous avez un fournisseur à qui vous donnez plus d’un certain montant (de mémoire 3000 euros/ an), vous devez lui demander une attestation vous prouvant qu’il est en règle pour tout ce qui est Urssaf. Alors si vous ne le faites pas ce n’est à priori pas pendant votre contrôle à vous que cela va poser problème. Mais si par la suite votre fournisseur se fait contrôler et qu’il n’était pas en règle, on peut venir vous chercher des noises.

Conclusion.

Pendant toute la durée du contrôle je n’ai pas ressenti de volonté de nous piéger pour pouvoir nous saigner. Alors oui, il y a eu des vérifications précises, pointilleuses. Oui, l’administration part du principe que vous connaissez la loi (et toute la loi) et que vous faites tout de la bonne façon. Mais cela me semble normal. On pourrait effectivement dire qu’il faut simplifier les choses et que c’est trop compliqué. Mais en attendant, les choses sont ce qu’elles sont. Et comme les contrôles existent, autant faire les choses bien. Et oui, lorsque j’ai refermé la porte de la salle de réunion, une fois que tout était fini, j’ai poussé un gros soupir de soulagement. Mais le contrôle et la façon dont il s’est passé a été honnête. Et je me dis que cela doit se passer comme cela dans la grande généralité des cas. Et que donc, si vous , de votre coté vous avez géré correctement votre boutique, tout se passera bien.

Dépenser pour économiser

Je discute assez souvent avec des porteurs de projets en phase de création d’entreprise ou de jeunes chefs d’entreprise. Et il y a un leitmotiv qui revient en boucle. ‘Il ne faut pas dépenser, faut faire le plus possible avec du gratuit, même si il faut bidouiller’. C’est d’ailleurs malheureusement quelque chose que j’entends aussi (mais vraiment moins) dans mes discussions avec des chefs d’entreprises plus expérimentés (mais ça sera sûrement l’objet d’un autre billet, les choses étant différentes).

Un exemple qui me vient, début décembre (oui je sais ça remonte, mais j’ai du lag dans l’écriture de mes billets). Je discute avec un chef d’une jeune entreprise. Il est en pleine phase de mise en place de son concept. Il a une petite équipe de salariés et le projet avance bien. Mais il a un problème et ça fait quatre ou cinq jours qu’il a lancé un de ses salariés sur la question avec comme objectif ‘résout moi ce problème en mode gratuit’. Après les 4 ou 5 jours de boulot ils ont une solution qui fonctionnent à peu prés, suivant le bon vouloir de la pluie et du beau temps.

Après quelques minutes de réflexion, je propose une solution qui a un coup, un peu moins d’un centaine d’euros par mois. Mais c’est une solution pérenne et industrialisable.

‘Mais ce n’est pas gratuit’ me répondra ma connaissance.
‘Combien ça t’a coûté 5 jours de salaires de ton salarié ? Pour une solution qui n’est de toute façon pas vraiment utilisable ?’ fut ma réponse.

En quoi consistait ma solution ? Déporter une partie du problème. Sous traiter un des points bloquants et le faire faire par quelqu’un qui était compétent.

Et c’est je pense souvent une attitude à savoir adopter.

Sous-traiter tout ce qui ne fait pas votre cœur de métier. Vous ne faites pas vous même vos cartes de visite non ? Ni l’impression de vos tee-shirts ou le repassage à sec de vos costumes.

Faites de même pour ce qui est plus proche de votre activité métier mais sans en être. Nous par exemple chez Hybird, on a sous traité l’infogérance de nos serveurs. Pourquoi ? Parce que ça coûte moins cher que de devoir embaucher deux admins réseaux (oui deux pour gérer les astreintes, les vacances de l’un des deux, etc). Et parce que comme cela on peut se reposer sur des gens ultra compétents dont c’est le métier. Cela nous fait donc économiser de l’argent.

Et, en plus, en se déchargeant de cette partie là, on économise aussi du temps. Ce qui nous en libère pour faire ce que l’on veut vraiment faire, sans parler de toutes les tracasseries auquel on a pas besoin de penser (maj des serveurs, veilles diverses et variés, autoformation pour rester à niveau,etc…). Et comme le temps, c’est de l’argent, on économise de nouveau de l’argent.

Alors peut-être que lorsque cela nous coutera moins cher d’embaucher 4 ingé réseau que de continuer à sous-traiter, on réinternalisera. Mais en attendant, en dépensant, on économise.

Et c’est à mon avis un conseil que tout le monde devrait essayer de mettre en œuvre.

Chronique d’un salon réussi

J’en ai parlé (enfin twitté) plusieurs fois. La semaine dernière, nous profitions du salon Solutions pour lancer Crème CRM, le CRM que l’on développe depuis … piou deux ans.

C’était l’occasion d’être, pour la première fois, exposant sur un salon parisien. Pour cette première nous avions prévu les choses en grand :

Nouveau kakémono
Nouvelle plaquette
des clés USB en forme de carte de visite, au couleur de Crème et qui permette de se connecter à une version de démo en ligne
de grand tablier blanc, avec un logo Crème, pour continuer l’univers Crème glacée.
Une distribution de crème glacée, le 5 octobre, en deux temps. Première partie à la sortie de la conférence de présentation de microsoft Dynamics CRM puis en marchant dans le salon et en arrêtant les visiteurs pour leur offrir une glace et une plaquette, tout en leur expliquant le truc.

Le pari n’était pas forcément gagné d’avance. Le risque était en effet que nous passions pour ridicule, ma chérie et moi, avec nos tabliers (oui la délégation Hybird était redoutablement non discrimante , une femme ma chérie, et un homme moi (je serais presque tentée de dire 1,5 femme en comptant la mini boutchou qui attend tranquillement février pour naitre…) )

Mais au final, le retour fut plutôt bon, je n’ai eu qu’une seule personne qui a refusé de me parler sous prétexte de mon accoutrement.

Le reste du temps, les gens restaient un peu scotchés mais avaient l’air de trouver nos initiatives sympa et de bon goût. Niveau réaction on a tout eu :

le mec qui rit aux larme en nous disant que c’était une idée géniale
les étudiantes en marketing qui viennent nous dire que c’était terrible
une exposante qui me dira ‘je ne pourrais plus manger de glace sans penser à votre CRM’
une autre qui trouvera l’idée cool mais compatira tout de même ‘vous devez en vouloir à votre patron qui vous oblige à porter un tablier’
des visiteurs (ou des exposants) qui m’arrêteront pour me demander pourquoi je porte un tablier blanc.
les gens qui en général hallucinent au départ mais me laissent leur faire mon petit discours, prennent une plaquette et parfois une glace et me donnent leur carte

Au final, et même si il va falloir attendre quelques mois pour pouvoir avoir une réelle idée de l’impact de ce salon, le bilan est positif, un certain nombre de contact, des retours plutôt bon sur le design, l’ergonomie et les fonctionnalités de Crème.

Petit intermède Caliméro

Et pourtant, ce ne fut pas facile. A croire que tout c’était ligué contre nous.

Nous avions raté à 30 secondes (30 put…. de secondes), notre TGV, ce qui nous a obligé à en prendre un autre (en payant une surtaxe) et à arriver encore plus tard que prévu sur Paris. (Ce qui nous a permis de marcher à travers la Défense et Courbevoie, en pleine nuit, pour trouver notre hôtel… Mais bon, c’est sympa la Défense à minuit).

Arrivés (enfin) à l’hotel, je me rend compte que j’ai oublié de prendre des chaussures correctes et que je n’ai que mes baskets (autant dire que costume / basquettes, ça ne le fait pas) ce qui m’obligera à aller en acheter le matin même du salon et conséquence encore pire, à faire 2 jours de salons dans des chaussures complétement neuves ….

D’ailleurs le retour ne fut pas mieux …

Tout d’abord serrés comme des sardines pour faire la défense -> la gare de lyon..

Puis déçus parce que les billets IdTGV on ne peut les échanger que 5h avant le départ… 5h… mais qui a envie de changer ses billets 5h avant le départ ? 2h30 avant le départ comme nous oui… mais 5h30. Donc bingo, 2h30 d’attente.

Ensuite dans le wagon idTGV Zen, le plus bruyant du monde, avec une bande de trentenaire qui foutaient le bordel en buvant des petites cannettes de 1664 … (non mais sérieux là …) Et pour finir 20 minutes d’attente pour avoir le droit de monter dans un ficht.. de taxi.

Fin du Petit intermède Caliméro

Pour clôturer ce billet, et histoire que ce ne soit pas qu’un billet ‘récit of my life’, je vais essayer de vous donner un conseil.

Si vous devez lancer un produit, être exposant sur un salon, n’hésitez pas à être décalé, différent. N’hésitez pas à prendre des risques, si vous trouvez une bonne idée, qui reste dans le ton, qui peut être relié facilement à votre produit, qui est sympa sans être ridicule, fun sans être débile, vous marquerez les gens et ils se souviendront de vous. Et qu’ils se rappellent votre nom, c’est la première étape pour que vous puissiez leur vendre quelque chose. [ Et je sais que quand je les relancerais par mail, ils vont tout de suite me remettre, et que si ils se rappellent de moi, c’est un plus, un gros plus ]

Alors effectivement, c’est bien plus difficile de passer deux jours habillé avec un tablier blanc que de rester, comme tout les autres autour, en costard / cravate. Mais je pense que ça vaut le coup.

Le plus difficile reste le dosage. Savoir rester du bon coté de la ligne jaune, du coté de l’idée géniale et ne pas, à trop vouloir en faire, passer du coté de l’idée ridicule.

Pour finir, (parce que demain j’ai un autre salon et que je ne suis pas tout a fait prés) j’aimerais parler d’une autre initiative ‘décalée’ du même style. Celle de Pliciweb et de leur produit clic and cash qui consiste tout bêtement (ou tout génialement) à vendre des sites web en conserves (oui en conserves, dans des boites de conserves). Leur idée est tout simplement géniale. Donc voilà, j’avais juste envie d’en parler. 🙂

Être endetté, c’est bien

Cela faisait pas mal de temps que je n’avais pas écrit de billet orienté gestion d’entreprise. Quoi de mieux qu’un titre volontairement accrocheur pour changer cela ?

Donc oui, pour une entreprise, être endettée, avec modération, c’est bien. J’irais même plus loin, je dirais que lorsque l’on est, en temps qu’entreprise, pas endettée du tout, c’est une faute. Non, ne me brulez pas tout de suite, je vais m’expliquer.

1- Les trois lois.

Pour bien comprendre la suite de mon billet il faut garder en mémoire les trois lois qui régissent les banques et la gestion de la trésorerie d’une entreprise :

ta trésorerie le moins possible tu grèveras
Aux riches seulement, on prêtera
Si tu refuses ce que l’on t’offre, lorsque tu le demanderas, on te le refusera

2- Financement du matériel

Pour pouvoir produire ou simplement gérer les tâches administratives, une entreprise a besoin de matériel. Si je prend Hybird en exemple, nous on a besoin de PC. Que l’on change assez souvent, tout les deux ans et demi en moyenne. C’est donc des investissements assez réduit au final. Que l’on pourrait financer complétement en payant cash. Mais rappelons nous la première loi. Ta trésorerie le moins possible tu gréveras. Pourquoi entamer sa trésorerie pour acheter du matériel alors qu’on pourrait en faire financer l’achat par la banque ? Pour ne pas s’endetter et payer des intérêts allez vous me répondre ? C’est vrai.

Mais d’un autre coté, rien n’est plus important que de conserver sa trésorerie. Parce qu’imaginons un coup dur, un client qui paie en retard ou qui dépose le bilan, pile au moment ou les charges trimestrielles arrivent. Les urssafs ils seront alors très heureux d’apprendre que vous avez achetez tout votre matos rubis sur l’ongle et que vous n’avez aucun crédits sur le dos. Mais ils s’en foutront. Ils voudront être payer..

Nous, pour financer le matériel, on a mis en place une ligne de crédit, dés que possible. On ne l’utilise pas souvent, mais elle est là et si jamais on a un pépin de matos, un truc qui nous lâche, ou simplement un renouvellement de matos prévu, on l’utilise, sans aucun remord et on ne touche pas à notre tréso.

3- Financement du BFR

Tout le monde le sait, les banques ne financent pas le BFR. Sauf que.. sauf que si. Elles le font, parfois, quand vous n’en avez pas vraiment besoin. Quand votre tréso sera dans les sommets, quand votre carnet de commande sera plein et votre moral au beau fixe, ce sera le moment que votre banque choisira pour vous proposer une petite aide pour votre BFR. Oh bien entendu, ca ne sera pas des sommes énormes, 10 000 euros ou 30 000 euros. Mais bon, c’est toujours ça.

Et là, vous allez réfléchir et vous vous direz ‘je n’ai pas besoin de cet argent en plus, sur lequel je vais devoir en plus payer des intérêts (autour de 4% à l’heure actuelle), pourquoi donc payer pour avoir de l’argent dont je n’ai pas besoin’. Et vous direz ‘non merci, je n’en ai pas besoin’ à votre banque.
C’est très bien, c’est une gestion très ‘bon père de famille’ de votre endettement. Mais souvenez vous les règles 2 et 3 du premier point. On vous propose de l’argent, pourquoi le refuser ? Au pire, placez le. Vous trouverez sans problème des placements autour de 2,80 % et vous vous retrouverez avec des sous en plus, pour un cout vraiment minimum. Et là encore, qui sait ce qui peut arriver dans les mois qui viennent.. Qui sait ce qui peut vous tomber dessus comme coup dur. Et croyez moi, ce n’est pas quand votre tréso sera en berne, votre client principal en dépôt de bilan et que vos créanciers hurleront à votre porte, que votre banque vous aidera avec votre BFR. Non à ce moment là, il vérifiera juste très consciencieusement que vous lui payez ce que vous lui devait en frais de gestion de compte. Et il vous dira que vu votre situation, il ne peut vraiment pas vous aider, que vous auriez du accepter ses propositions il y a quelques mois, quand tout allez bien…

4- Conclusion

Je suis pleinement conscient que je généralise la situation. Si vous avez une tréso énorme, tellement importante que vous estimez qu’aucune suite de coup dur, ne puisse vous mettre en danger, alors il n’est pas forcément utile de s’endetter. Mais dans tout les autres cas, réfléchissez bien avant de dire non à l’argent que l’on propose de vous prêter. Parce que ce qui est sur, c’est que quand vous en aurez besoin, on ne vous le proposera plus, parce qu’alors vous serez devenu un client à risque…

Et oui, je sais que cela peut faire bizarre, de devoir prévoir pour ‘au cas où’, de se retrouver à faire des prêts comme si c’était des assurances en cas de pépins et de se dire que la banque, au moment où on en aura le plus besoin, ne vous aidera vraisemblablement pas, de peur d’être un dommage collatéral de votre chute. Mais c’est comme ça que ça fonctionne, alors il faut s’adapter. En tout cas, vous ne pourrez pas dire que je ne vous aurais pas prévenu.

Indicateurs et tableaux de bord

Un chef d’entreprise se doit de gérer (ou piloter) son entreprise. Jusque là, on est tous d’accord. Mais pour arriver à faire cela, il lui faut des infos, des données, des choses sur lesquelles s’appuyer pour prendre des décisions. C’est ou ça ou se faire tirer les cartes pour décider quoi faire. Alors je sais qu’à différentes époques, les plus hautes instances ont pu faire confiance aux cartes, aux étoiles ou à d’autres systèmes pas vraiment cartésiens de prise de décisions.

Mais imaginons que notre gentil entrepreneur décide de ne pas s’en remettre à ce qui ressemble à du hasard. Non, il prendra des décisions réfléchies, qui s’appuie sur du concret.

Mais comment faire pour avoir ces données concrètes ? C’est tout simple. Il faut prendre les données que l’on a sous la main et les hiérarchiser, les traiter, les synthétiser et au final s’en servir pour calculer des indicateurs qui se mettront à jour, dans le meilleur des cas, automatiquement. Ce qui nous donnera des tableaux de bords qui nous permettront :

d’avoir une vision globale , d’un seul coup d’œil de la santé de sa société,
de prendre des décisions,
de voir les résultats des décisions prises.

On peut (que dis-je, on doit) bien entendu avoir des tableaux de bords pour tous les domaines où l’on a besoin de visibilité. Dans le domaine commercial, cela peut être pour mesurer une action ou les performances commerciales, pour voir les dérapages sur les projets, etc. Dans ce billet, quand je donnerais des exemples, je resterais sur des indicateurs de gestion d’entreprise. Si le sujet des indicateurs de pilotage vous intéresse mes chers lecteurs, je ferais d’autres billets (promis).

1- Où prendre les données et quoi en faire

J’aurais envie de dire “là où elles sont”.
En fait, ça dépend, là encore, du pourquoi de vos indicateurs. Pour des indicateurs de pilotage d’entreprise vous pouvez par exemple prendre votre pile de factures, vos liasses de bons de commandes et vos classeurs de devis, ainsi que tous vos calculs prévisionnels des charges de votre entreprise.

Ensuite, une fois que vous avez toutes vos données, il faut les consolider, en faire un tout qui ait du sens. Par exemple, à partir de calculs de vos charges de l’année d’avant, vous pouvez mettre en place un calcul de vos charges prévisionnelles de l’année prochaine (ou en cours) que vous ventilerez par mois. Ça vous donnera en même temps votre point mort prévisionnel.

De même, votre pile de factures vous permettra d’avoir votre CA fait, vos bons de commandes validés, votre CA à venir ainsi que vos devis et votre portefeuille futur.

Vous pouvez aussi du coup, rapprocher le CA mensuel ensuite (ainsi que le CA prévisionnel) pour voir quels sont vos bons ou vos mauvais mois.

2- Less is more (merci monsieur Mies)

Une fois que vous avez toutes vos données bien rassemblées ensemble, avec plein de tableaux, de calculs, de totaux, etc., il faut sélectionner vos indicateurs.

Pour cela, il n’y a qu’une règle. Il vous en faut peu. Et qu’ils soient vraiment percutant.

Pourquoi peu ? Parce qu’il faut que, chaque matin, vous puissiez en un coup d’œil, voir tout ce qu’il y à voir. Savoir là ou ça va et où ça ne va pas.

Vous aurez toujours le temps après d’aller voir plus loin dans les données brutes ou dans les dizaines de calculs intermédiaires que vous avez fait, l’explication du pourquoi du comment de la valeur de votre indicateur.

Si je prends mon cas comme exemple, j’ai en ce qui concerne la partie “gestion financière”, quatre indicateurs principaux :

la visibilité au niveau trésorerie en nombre de mois qui correspond au nombre de mois pendant lesquels on peut payer les charges,
le nombre de jour/hommes qu’il faut que l’on facture encore à notre taux journalier moyen pour atteindre le point mort,
le total de tout ce qui a été facturé mais non encore encaissé,
la valeur du portefeuille client possible (la somme des devis pondérés à chaque fois par la probabilité d’avoir le contrat).

Pour les deux premiers indicateurs, je les calcule de deux façons différentes :

avec les montants facturés (même si non encaissés),
avec les montants facturés et qui seront facturés (on bosse souvent sur de longs projets qui durent plusieurs mois, avec des facturations multiples en cours de projet, il est donc intéressant d’avoir cette vision de ce qui est signé mais pas encore facturé).

J’ai bien entendu des indicateurs secondaires comme :

le chiffre d’affaires déjà effectué,
le total des charges prévisionnelles de l’année (que je recalcule en fonction des charges réelles des mois passés),
les indicateurs de gestion de fonds de roulement.

Pourquoi avoir les indicateurs de besoins en fonds de roulement en indicateurs ‘secondaires’ ? Parce qu’on a un besoin en fonds de roulement assez faible et très stable. Et qu’au vu de l’historique de la société, on a mis les moyens pour se prémunir, en tout cas pour l’instant, de problèmes de BFR.

Au final, j’ai donc seulement quatre indicateurs qui me font six valeurs. Facile à regarder, rapide à comprendre. Et je n’ai pas besoin de plus pour voir la situation globale.

3- Tips

Bon, allez, je vais vous faire part de ma grande sagesse (…) et finir ce billet par quelques petits conseils.

3.1 De la couleur

Pensez à colorer vos indicateurs. C’est bien plus parlant qu’une valeur numérique. Deux exemples.
Mon indicateur de visibilité peut avoir trois couleurs :

vert quand la visibilité est supérieure à 6 mois,
orange entre 3 et 6,
rouge en-dessous.

Idem le nombre de jours à facturer qui peut être rouge ou vert. Il est vert quand les jours à facturer sont en phase avec le temps restant, en rouge sinon (expliqué simplement, cela veut dire que s’il nous reste 70 % du CA point mort à faire, donc 70 % des jours à facturer alors qu’on est en novembre, l’indicateur sera rouge. Si par contre on a déjà fait 80 % du CA point mort, et qu’il donc reste que 20 % de CA à faire alors qu’on est en mai, le nombre de jours restants à facturer sera vert).

3.2 Les mises à jour

Vous allez mettre vos données à jour assez souvent. A chaque devis, chaque modification du calcul des charges, chaque facture. Pensez donc à construire dès le début une structure qui puisse se mettre à jour simplement et dont les maj se propagent. Ajouter 1 000 € par mois dans les charges prévisionnelles doit permettre de tout recalculer, CA point mort, visibilité, etc.

4- Conclusion

Je suis sûr que je ne vous ai rien appris en vous disant qu’il fallait définir des indicateurs pour pouvoir piloter son entreprise.

Mais je voudrais vraiment insister sur deux points. Il est vraiment important d’être capable d’avoir peu d’indicateurs. 3, 4 , 6 maxi. Pour avoir eu beaucoup de mal avec ce point là, je sais que ça peut être difficile. Avoir 20 indicateurs, ça peut rassurer. Mais au final, vous vous en rendrez compte, c’est bien moins productifs que 4, 5 ou 6.

Il y a autant de tableaux de bord que d’entreprises. Vos indicateurs, ça doit être les vôtres. Ceux qui vous seront vraiment utile. Alors posez vous, réfléchissez et définissez ceux qui seront les plus pertinents pour votre activité.

Et puis quel bonheur ensuite, de voir ces jolis petits indicateurs, qui nous indique en un clin d’oeil, comment vont les choses.

Comment définir un prix de vente ?

Je vais continuer sur mes billets de ‘vulgarisation de la gestion d’entreprise’ en parlant un peu de comment on fait pour définir le prix de vente d’une prestation. Parce qu’après tout, c’est quand même important le prix de nos prestations. Trop cher, on ne vend rien, pas assez cher, on vend mais on finit par fermer boutique…

1- Savoir calculer les coûts

Une démarche enfantine serait de dire : “C’est tout simple, je travaille une journée, je veux un salaire de tant, une journée de travail coûte donc tant, je vends un peu plus cher et c’est bon”… Ne souriez pas, amis lecteurs, c’est une méthode couramment utilisée. Sauf que, si c’était aussi facile, ça se saurait. Limiter les coûts d’une prestation au salaire du bonhomme qui l’effectue est une grave erreur à laquelle j’ai donné un nom, le “syndrome de Tatie Tupperware”. Pourquoi un tel nom ? C’est tout simple, qui n’a pas eu une tante qui un jour s’est mise à faire des réunions Tupperware ou assimilé ? Parcourant la campagne avec son coffre plein de bols en plastique colorés, passant ses après-midi à en faire la réclame, en vendant à quelqu’un et gagnant ainsi une petite commission. Cette même Tatie qui après, pendant les réunions de famille, pouvait alors se vanter du petit pécule, qu’elle se faisait, facilement, en un après-midi. Sauf que, notre bien aimée Tatie, elle oublie de compter le temps passé à appeler ses amies pour préparer la réunion, l’essence consommée (et l’usure de la voiture) pour se rendre à la réunion, etc. Au final, si elle prenait tout cela en compte, peut-être qu’elle se rendrait compte qu’elle gagnerait plus de sous en restant chez elle à regarder la télé…

Ne faites pas comme votre Tatie, ne succombez pas au syndrome Tupperware et lister tous les coûts de vos prestations. N’oubliez pas le loyer de vos locaux, l’électricité, les déplacements, tout ce qui a été effort commercial, avant vente et service après vente.

“Mais comment je fais pour quantifier des choses aussi changeantes que mon coût en avant-vente ?”, êtes-vous en train de penser… Faites des moyennes ou alors prenez le pire cas que vous ayez vécu et utilisez le comme étalon (ici le souci est le risque de faire gonfler un peu trop vos prix).

Mais ce n’est pas tout. Le salaire de votre secrétaire, qui va le payer si ce n’est pas vos prestations ? N’oubliez donc pas de l’inclure dans vos coûts, tout comme le paiement de votre expert comptable.

2- De l’inter-contrat et des imprévus

Vous avez listés tous vos coûts, vous les avez tous évalués, vous avez maintenant le vrai prix de revient de vos prestations. Et vous pensez avoir fini ? Vous pensez pouvoir vous dire : “C’est bon si je vends plus cher que mon prix de revient, tout ira bien et je pourrais bientôt allez boire des Gin Tonic sur une plage, quelque part dans un paradis tropical ?”.

Eh ben, vous vous trompez.

Avez-vous pensé à intégrer la possibilité d’avoir un long passage à vide, qui vous laisse sans contrats (et qui dit pas de contrats dit chiffre d’affaires en chute libre et dépenses commerciales qui augmentent) ? Et une petite réserve pour parer aux arrêt maladies ? Ou tout simplement aux vacances ?

Non ? Alors hop, vous pouvez rajouter quelques lignes.

3- Le financement de la croissance

Bon, on en a presque finit, mais pas encore tout à fait. Il manque encore quelques lignes aux calculs de notre prix.

Pour produire ce que vous vendez, que ce soit une chaise en paille ou du code informatique, vous utilisez des outils. Ciseau à bois ou PC de dév, ce matériel, il faut penser à le renouveler, il faut donc en intégrer le coût de renouvellement dans votre prix de vente.

Mais surtout il faut penser à financer votre croissance.

Votre petite entreprise ne connait pas la crise et marche bien, mais un jour ou l’autre vous allez vouloir grossir. Embaucher des gens, des commerciaux, des techniciens, qui dans tous les cas vont coûter plus que ce qu’ils vont générer de CA, dans un premier temps. Et il va falloir les payer les salaires de ces nouveaux employés, ainsi que le matériel qu’ils utilisent. Autant de frais qu’il faut avoir prévu de longue date et donc intégrer dans son prix de vente (je profite de parler de croissance pour rappeler que les problèmes de financement de la croissance sont bien souvent responsables de dépôts de bilan dans les premières années de vie des entreprises).

4- Marge

Il ne faudrait pas l’oublier tout de même, la dernière tranche d’un prix c’est la marge, la marge et tout ce qui est constitution de réserve si l’on veut se rassurer. Faites attention tout de même à ne pas trop abuser avec la marge, histoire de ne pas avoir un prix abracadabresque.

5- Conclusion

J’espère avoir su donner quelques éclaircissements et quelques conseils sur la manière de calculer un prix de vente. Dans ce billet, je me suis limité à lister les différentes ‘tranches’ qui constituent un prix. Je n’ai pas pris en compte tout ce qui est calcul d’un prix en fonction de la concurrence, des prix du marché, de la façon dont on veut positionner notre prestation. Tout cela sera l’occasion de faire d’autres billets, d’ici quelques temps.

Le juste prix ou comment placer ses prix face à la concurrence.

Retour d’un billet parlant plus d’entrepreneuriat que de technique avec pour sujet l’un des points les plus difficiles qui soit, quel prix donner à ses produits/services. Je resterais assez ‘vague’ dans ce billet qui se limite à parler du positionnement de ses offres par rapport à celle de la concurrence. Le calcul ‘précis’ du prix d’une prestation sera le sujet d’un prochain billet.

Pourquoi un tel billet ? Ce n’est pas seulement pour le plaisir d’avoir les neurones qui fredonnent en sourdine le générique d’une émission bien connu des années 90. Non, pas seulement. Mais bien parce que comme je viens de le dire, c’est un sujet difficile et qui peut avoir des conséquences plus qu’importante si l’on se trompe. Et, ayant eu, assez récemment, quelques discussions sur le sujet avec des amis qui se lancent en temps qu’auto-entrepreneur, je me suis dit que c’était un bon sujet de billet, d’où acte.

Je me contenterais dans ce billet de parler de ce que je connais un petit peu à savoir le prix des services (et je parlerais un peu plus spécifiquement des auto-entrepreneurs).

Quand on fixe son prix, on a trois choix possibles :

casser les prix et fixer un prix en dessous du marché
s’aligner sur ses concurrents et rester proche du prix du marché
définir un prix au dessus du prix du marché.

Vous aurez beau tourner et retourner, au final il n’y a que ces trois choix là.

1- Casser les prix.

C’est la tentation que l’on peut tous avoir quand l’on démarre. Il faut trouver des clients, il faut faire bouillir la marmite, faire du chiffre. Cassons donc les prix pour avoir nos premiers clients. Pourquoi pas.. On a du tous le faire plus ou moins, surtout lorsque c’était notre première expérience entreprenariale. Avec le recul, je pense que c’est rarement une bonne solution, sur le moyen long terme. Que ce soit pour un auto-entrepreneur ou une entreprise plus ‘classique’.

Pour les auto-entrepreneur, l’utilisation de cette solution est viable, à la condition que :

vous soyez retraités et c’est simplement pour mettre un peu de beurre dans les épinards
vous soyez salariés et c’est simplement pour mettre un peu de beurre dans les épinards
vous vouliez rester indigents toute votre vie.

C’est pourtant la solution que vont privilégier la plupart des auto-entrepreneurs (en tout cas d’après certains articles que j’ai pu lire). Le raisonnement étant rapide : ‘je paie peut de charge grâce à mon statut d’auto-entrepreneur, je vais diminuer mes prix pour arriver à un bénéfice identique que mes concurrents qui eux paient plus de charge et op j’aurais tout de suite plein de clients.

Mais, ce qu’il ne faut surtout pas oublier dans votre réflexion sur la mise en place de vos prix, surtout si votre activité d’auto-entrepreneur est votre activité principale, c’est que ce régime ne durera qu’un temps. Un jour, vous ferrez plus que 32 000 euros de chiffre d’affaire. Et ce jour là, ce n’est plus 22 % de charges que vous paierez sur votre CA. Et votre marge bénéficiaire risque de se réduire comme peau de chagrin. Ce qui vous obligera à augmenter dans l’urgence vos tarifs (ce que vous ne pourrez pas forcément faire si vous êtes sur des contrats de type maintenance de longue durée ou autre), ce qui générera une incompréhension de la part de vos clients. (Mais pourquoi vous augmentez de 45 % du jour au lendemain, pour le même service ?). Clients qui auront vite fait d’aller voir un des autres auto-entrepreneurs du coin qui lui ferra toujours moins de 32 000 euros de CA et donc continuera à plomber les prix.
C’est le deuxième point qui intervient dans la réflexion sur les prix. C’est comment je donne envie à mon client de rester mon client et de ne pas aller voir ailleurs ? (tiens un autre futur sujet de billet..) Compter seulement sur le fait qu’on est le moins cher, c’est sur de la prestation en tout cas, à mon avis risqué. Le prix est au final la variable la plus ‘facilement’ ajustable. Qu’un concurrent auto-entrepreneur décide de ne manger que des pâtes pendant les 4 prochaines années, de ne rouler qu’à vélo et de ne plus aller au ciné du tout et il pourra proposer un prix moins cher que le votre.

On en revient au dernier point. Généralement, on ne vend pas pour le plaisir de vendre, lorsqu’on est auto-entrepreneur, freelance ou que l’on possède son entreprise. On fait du CA pour pouvoir, à minima, vivre confortablement et payer décemment ses salariés. Se retrouver à devoir durablement réduire drastiquement son train de vie pour pouvoir baisser ses prix et signer des contrats, c’est pour moi la pire des solutions.

2- S’aligner sur les prix du marché

C’est la stratégie moyenne par excellence. On fait une petite étude de marché sur ses concurrents et on se positionne à peu près au même niveau. Un peu moins cher ici, un peu plus là. C’est une stratégie à la fois facile et assez sure, donc pourquoi pas après tout. Il ne faut pas alors oublier que puisque l’on ne peut pas se différencier par le prix, il faudra trouver d’autre critère de différenciation. Une façon différente de proposer ses prestations, un groupe de prestation un peu innovant, des références spécifiques .. Dans le cas contraire, être choisi sur un contrat relevera un peu de la roulette russe et du temps qu’il fait.

3- Proposer un prix élevé.

Sans doute la stratégie la plus ‘risquée’ à choisir. Celle que l’on imagine pas pouvoir mettre en place. Et pourtant, ça fonctionne. Bien entendu il ne faut pas non plus devenir fou et proposer des tarifs complétement abracadabran. Mais quand des tarifs élevés sont justifiables, pourquoi pas. (un des formateur que j’ai pu croisé lors de mon parcours de chef d’entreprise était un consultant freelance qui cherchait une seule chose , travailler le moins de jour possible tout en gardant le même CA, chaque année, c’était un virtuose du ciselage de prestation, il ne gardait dans son panel de prestation que les prestations où il était très bons, qu’il pouvait facturer beaucoup et où sa valeur ajoutée était reconnue). Et j’aurais même tendance à dire ‘non pas pourquoi pas, foncez tout de suite’. Alors cela nécessite à la fois une vrai excellence technique et un vrai bagout commercial. Il va falloir démontrer pourquoi on est plus cher, où l’on amène de la valeur ajouté.

4- Conclusion

Au final, il n’y a pas de recette miracle. Le juste prix, c’est le prix qui vous permet de faire vivre votre activité au quotidien, tout en vous offrant la possibilité de vous constituer une réserve spéciale mauvaises passes et imprévus sans oublier bien entendu de permettre l’investissement R&D, quel qu’il soit pour vous.

Et puis surtout, il n’y a pas un bon prix fixé à jamais dans le marbre. Votre prix doit vivre, comment votre entreprise vit. S’adapter au fluctuation de l’écosystème vos clients/vos partenaires/vos fournisseurs.

En fait, si il ne devait rester qu’une chose de ce billet, j’aimerais que ça soit simplement le fait que vous vous disiez ‘non, fixer mon prix ce n’est pas uniquement me vendre à un prix moins cher que la concurrence, fixer son prix cela se réfléchit’.

De l’intérêt des salons

Libertis est une des associations d’entreprise de PACA. C’est l’association des entreprises (prestataires,intégrateurs,éditeurs) qui font du libre. Bien entendu, en temps qu’entreprise, on y est adhérent. Et j’ai même l’honneur d’en être, depuis 6 mois et pour encore 1 an et demi, le président.

Depuis 3 ans, (ha 2007, comme tu parais loin maintenant), Libertis organise un salon, le SPLLOS, (Salon Professionnel des Logiciels Libres et de l’Open Source). Cette année ce fut donc encore le cas. Cette année se fut un peu spécial parce qu’en fait le SPLLOS eu lieu au sein d’un ‘meta-salon’, le TopTIC, qui rassembla plusieurs salons en un seul. (j’aime bien le terme de meta-salon tiens).

Cette année, ce fut le 12 octobre, mardi dernier donc. Et ce fut, il faut le dire une réussite. Je serais presque tenté de dire, comme chaque année, mais on va croire que je flagorne. Bon allez, tant pis, je le dis. (Pour la petite histoire, cette année, nous avions décidé de faire différent, et il n’y avait pas un stand par entreprise dans l’espace SPLLOS mais un seul espace Libertis où se trouvait tout les membres et nous orientons les visiteurs suivant leur besoin, un stand collaboratif quoi).

Si je parle de cela ce soir, ce n’est pas seulement pour faire connaître Libertis et le SPLLOS (même si, en soit, cela serait une bonne raison), c’est aussi pour parler :
des raisons qu’une association peut avoir de monter un salon et celles qu’une entreprise peut avoir d’y aller.
Des raisons de ne pas monter un salon et de ne pas y aller

1 Coté Blanc

1.1 – Pour une association.

Bon alors là je parle plus spécifiquement d’une association d’entreprise, mais ça peut marcher pour tout les types d’asso.

Une asso monte un salon pour une raison principale. Sa légitimité. Pour qu’on la connaisse, qu’on sache qu’elle existe et qu’il faut la prendre en compte.

Parce que l’air de rien, monter un salon, c’est difficile, fatiguant, long, éprouvant. C’est des heures de réunions, des jours de coups de téléphones et de mails, des nuits d’angoisse.

Et au final, y arriver, et surtout surtout si c’est un succès, ça prouve de sa volonté et de sa force de travail. Ca donne de la visibilité. Et la visibilité c’est du poids.

Ca permet aussi de faire un peu de prosélytisme et de trouver de nouveaux adhérents. Et au final ça permet d’offrir un canal de communication à ses membres. Et au final c’est presque le plus important (surtout pour une asso d’entreprise), offrir des opportunités à ses membres.

1.2 Pour les entreprises

Il y a plein de raisons pour aller sur un salon. La première, qui est une mauvaise raison, c’est de faire du business à court terme. Parce que ça n’arrive pas souvent. Vraiment pas souvent. Parfois c’est le cas et alors c’est la cerise sur le gateau au chocolat, mais il ne vaut mieux pas compter dessus.

Pourquoi donc perdre du temps et de l’argent sur un salon ?

Parce qu’il y a plein d’autre raison.

1.2.1 La veille.

La première faire de la veille. Être exposant sur un salon, ça permet de voir tout ses concurrents, de juger de ce qu’ils font. Mais, je suis bien d’accord avec ce que vous êtes en train de penser, cette raison n’est pas suffisante pour y aller, surtout que cette veille, on peut la faire en temps que visiteur.

1.2.2 Rappeler que l’on est pas mort.

Ca peut paraître couillon, mais c’est comme ça. Etre sur un salon, ca permet de rappeler aux gens que l’on existe, que l’on propose des produits ou des services. Et peut-êre que dans six mois quand on recontactera un des prospects que l’on a croisé, il aura besoin de nos services et il se rappellera de nous. Sans compter qu’en temps qu’exposant, on peut espérer être présent sur les communications/mailing tout ça du salons.

1.2.3 Lancer un produit ou faire une annonce

Un salon est en effet l’endroit rêver pour lancer un nouveau produit ou service. (Il y aussi les bains douches mais c’est carrément pas le même budget). Ça permet d’avoir des retours assez important (en fonction du nombre de visiteur) et de faire un peu de buz rapidement. (Par exemple lors du SPLLOS, l’annonce de la création officielle du Groupe Pôle du Libre, un regroupement de 5 entreprises qui mutualisent locaux et moyens a été faite)

Plein de raisons donc, que ce soit pour une entreprise ou une association de participer ou monter des salons.

Pour autant, tout n’est pas rose, tout n’est pas si merveilleux.

2 Coté Noir

2.1 Monter un salon, le supplice de tantale moderne

Mon titre exagère un peu. Mais il n’en reste pas moins qu’il faut avoir les nerfs bien accroché et être prêt à ne pas compter son temps.

Et il faut bien se rendre compte des risques. C’est quitte ou double. Réussissez et vous gagnerez une légitimité. Ratez vous, et personne ne viendra vous chercher au fond du caniveau où vous vous retrouverez.

2.2 Être exposant, pourquoi pas jetez ses sous par la fenêtre aussi.

Après tout, le retour à court terme est hasardeux. Et faire savoir que l’on existe, on peut le faire par d’autre moyen que celui là, qui est plutôt très couteux.

Sans compter que ‘faire’ un salon, ce n’est pas seulement passer une journée à rester debout à coté de son stand à serrer des mains et boire du mauvais café (je ne sais pas comment c’est possible, mais le café est quasiment tout le temps mauvais sur les salons, c’est un peu comme dans les gares)

Il faut le préparer le salon. Préparer les plaquettes, ce qui veut dire écrire les textes de celles-ci et les faire imprimer.
Préparer également ses totems, ses cartes de visites. Préparer les démos que l’on pourra faire aux visiteurs qui seront intéressés, les discours qu’on leur tiendra.

Et puis ne pas oublier de communiquer sur sa participation au salon. Pour que ses clients, ses prospects, tout le monde sache que l’on participe à ce salon là.

Beaucoup de temps et d’effort donc, pour un résultat plus qu’incertain, à se demander si cela vaut le coup.

3 Conclusion.

Personnellement, je suis assez partagé. Niveau Hybird, nous n’avons jusqu’à présent que fait très peu de salon. En fait cela se limite quasiment au trois SPLLOS. Vous me direz rien que les SPLLOS soit 3 salons en 4 ans d’existence, c’est pas mal. C’est vrai.

Mais je pense que c’est une décision qui doit se réfléchir, murement. Il serait crétin de partir du principe que les salons c’est toujours une perte de temps. Mais il serait tout aussi crétin (et beaucoup plus couteux) de passer son temps sur les routes à participer à tout les salons possibles.

A chacun de voir midi à sa porte donc…. 🙂

L’entreprena-zen-itude

Un horrible néologisme comme titre pour faire un petit billet listant des conseils (que je ne respecte pas du tout, et oui voici le premier, mais surement pas le dernier, billets faites ce que je dis, pas ce que je fais), qui peut-être vous éviteront de péter un plomb un jour et de courir dans le plus simple appareil, dans les rues de votre ville. (non, ça, je ne l’ai pas encore fait).

Sachez arrêter de travailler, quelques temps, chaque jour. Le soir, après le boulot, ce n’est plus le boulot. Même si vous ramenez le PC à la maison, parce qu’inconscient que vous êtes, vous avez un PC portable, ne passez pas vos soirées à bosser. Sinon autant rester au boulot et y dormir, vous éviterez les temps de transport.

Ne faites pas 35 heures en deux jours. N’oubliez pas qu’il y a une vie, enfin il paraît, à coté du boulot. Pensez à dormir, manger, faire des choses quoi.

Prenez des vacances. De vrai vacances (quand j’ai dit que je ne suivais pas mes propres conseils, je ne mentais pas). Des vacances où vous passez plus d’une heure, une heure et demi à bosser pour le boulot, ce n’est plus des vacances, c’est du télétravail.

Si vous commencez à avoir envie de prendre votre clavier à deux mains et de frapper violemment votre écran jusqu’à ce que celui ci explose dans un feu d’artifice de composants électroniques, faites une pause.

La pression, c’est bien. Tout le monde le dit. Et tout le monde vous dira qu’on bosse mieux avec la pression, que ça booste, etc etc. C’est des foutaises. Enfin, moi aussi j’aime bien bosser sous la pression. De temps en temps. Et je préfère largement quand tout est prêt, finit, bien avant la date de livraison prévu. Laisser vous le temps. Et si cela implique de dire non, parce que votre prospect veut tout, tout de suite. Dites non. Vous perdrez peut-être un prospect, mais vous ne ne vous retrouverez pas avec une horde de mécontents aux trousses.

Apprenez que le monde ne se limite pas à votre boulot, vos concurrents, vos clients, prospects, fournisseur, etc … N’oubliez pas que le reste de l’humanité existe et qu’il est bon d’interagir avec elle, un minimum.

Ne négligez pas vos hobbies et votre vie sociale. Ca permettra à votre cerveau de respirer et en plus, peut-être que vous trouverez de nouvelles idées, angle d’attaque pour le boulot.

Conclusion

Pourquoi donc j’écris ce billet, si même moi je ne suis pas les conseils que j’y donne?

Pour plusieurs raisons. Même si je ne les suis pas, je sais que c’est de bons conseils, que je suis bien idiot de ne pas mettre en pratique. Ca faisait longtemps que je n’avais rien publié et je ne voulais changer ça.

Et puis, en plein milieu d’une grosse session boulot, j’ai eu, vraiment, besoin d’une petite pause. Et ça coute beaucoup moins cher de taper un billet que de frapper avec son clavier, sur son écran. Beaucoup, beaucoup moins cher. Si, si, je vous jure.

Où s’installer ? ou ‘à plusieurs, on est plus fort que seul’

Où s’installer ? C’est l’une des grandes questions récurrentes d’un créateur d’entreprise. Hormis les entrepreneurs individuels qui ont parfois la possibilité de travailler de chez eux (est-ce une bonne idée, je suis assez partagé sur la question d’ailleurs, ça demande une volonté d’acier en tout cas), les autres créateurs, sont eux bien obligés de trouver un local pour héberger leur entreprise.

Là toute les solutions sont possibles (essayez d’éviter tout de même, la cabane au fond du jardin ou sur la plage).

Je vais parler de celle que l’on a choisit nous, tout d’abord parce que justement comme on l’a choisi, je peux en parler en connaissance de cause et puis surtout parce que je pense que c’est un bon choix.

Nous, on a décidé, dés la création (et même avant) d’aller en pépinière d’entreprise.

1- Mais c’est quoi, une pépinière d’entreprise ?

Un immeuble, des longs couloirs, plein de portes toutes identiques (rouge pour nous), derrière chaque porte un bureau plus ou moins petit. Décrit comme cela, ce n’est pas super sexy. Et pourtant.. pourtant.

Rajoutez des créateurs d’entreprise plein d’entrain derrière chaque porte. Des discussions autour des distributeurs boisson/café/sandwich dans le grand espace attente/détente du rez de chaussée. Des petits déjeuners café/croissant offert dans certains bureaux, des apéros (sans alcool, bien entendu) organisés, au dépoté, par d’autre, certains vendredi soir.

Vous serez déjà plus prêt de la réalité.

2- Et ça à quoi de bien, une pépinière ?

Tellement de chose petit scarabée, tellement de chose.

L’infrastructure.

Vous arrivez dans un lieu où tout est prévu pour vous. Des photocopieurs, une standardiste, des boites aux lettres, un service d’envoi du courrier, des fax, des salles de réunion à disposition..

Tout ce que vous n’avez pas les moyen de vous payer seul, la pépinière vous le propose, en jouant sur la mutualisation des coûts.

L’accompagnement et l’animation

En étant en pépinière vous bénéficiez assez souvent de deux types d’accompagnement.
Le premier, c’est celui qui va vous aider à résoudre des problèmes ponctuels. Ce sera des séances de travail avec des experts qui répondront à vos questions que ce soit pour un sujet compta, marketing, avocat, etc …
Le second, c’est un suivi sur le long terme par le personnel de la pépinière. Tout les trimestres (ou n’importe quelle autre fréquence) il faudra ‘passer sur le grill’, expliquer où vous en êtes, ce que vous avez fait, etc etc. Cela peut faire un peu école primaire mais c’est utile, ça permet d’avoir un avis extérieur sur la durée et de mettre le doigt sur les problèmes avant que ceux soit eux qui vous mettent le doigt dessus.

Pour l’animation cela pourra consister en des petits déjeuner conférence, voir des conférences tout court sur des sujets aussi nombreux que variés (l’aide à l’export, comment remplir un dossier de crédit impôt recherche, comment réussir une démarche commerciale).

Les autres.

C’est le grand plus, pour moi, d’une pépinière. Plus encore que tout le reste. Vous n’êtes pas seul. Vous avez des voisins que vous croisez sans arrêt dans les couloirs, en allant chercher votre courrier ou aux toilettes. Alors forcément, vous vous mettez à discuter, vous raconter vos expériences, vos histoires. Rapidement les évènements joyeux sont partagés, gonflant le moral de tous. Et lors des coups de blues, il y a toujours un bureau ouvert avec quelqu’un qui offre du café, écoute et tente de vous remotiver.

Et en plus, vous pouvez faire du business, directement ou indirectement. Nous, l’un de nos premiers clients fut un ‘voisin’ qui avait son bureau 4 ou 5 portes avant le notre. Et depuis, je ne compte plus les affaires signés directement ou par un contact rapporté avec un de nos voisins.

3- Le seul inconvénient.

C’est qu’on ne peut rester dans son petit cocon si doux plus de quelques années. Après il faut se sevrer et aller se trouver, à nouveau, un autre endroit où installer.

Où alors il faut faire comme nous. Décider avec d’autres entreprises de créer son propre cocon, un endroit rien qu’à nous qui serait comme une petite pépinière…

Une main de fer dans un gant de velours ou Apprendre à vivre avec son banquier.

Dans le dernier post, j’ai expliqué pourquoi, à mon avis, la relation entre un chef d’entreprise et son banquier était si spéciale et si tendue. Aujourd’hui, enfin plutôt ce soir, je vais tenter de donner quelques astuces qui peut-être, pourront rendre les relations de certains (avec leur banquiers seulement, je ne m’occupe pas des problèmes de couple) plus sereines.

Bien entendu, je ne prétends pas avoir la science infuse, ces conseils sont parfois le résultat de mes expérience personnelles, mais pour la plupart, je ne fais que les répéter (après les avoir mis en pratique pour la plupart) perpétuant ainsi la grande chaine de l’apprentissage oral des chefs d’entreprise 🙂 (Rassurez vous, nul besoin de courir en slip autour d’un feu en dansant de façon bizarre avant de se voir expliquer les secrets anciens de la création d’entreprise, il suffit de continuer à lire en supportant mon humour parfois douteux).

Au final, d’ailleurs, la plupart sont presque évident, quand on prend le temps d’y réfléchir (ce qu’on pourrait faire si on n’avait pas tout le temps la tête dans le guidon), et découlent directement des points de mon précédent post.

1- Reprendre le pouvoir dans la relation banque ↔ chef d’entreprise

Vous vous sentez sans armes pour négocier avec votre banquier, obligé de dire oui, oui à toutes ses propositions, d’accepter, pour qu’il accepte de vous prêter, ses conditions les plus iniques ? Voici deux conseils pour changer cela. C’est la stratégie main de fer.

1.1- Ne mettez pas tout vos oeufs dans le même panier

Donnez-vous la possibilité de riposter. En clair, n’ayez pas une banque, mais deux. Et bien entendu prévenez vos deux banquiers de la situation en leur expliquant clairement les choses. (Lorsque l’on m’a donné ce conseil, on m’a également conseillé, de prendre deux banques de types différents, une mutualiste et une plus d’affaire).

Avoir deux banques, en plus de permettre de gagner un peu de pouvoir lors des négociations avec vos banquiers, a un autre avantage, lisser les problèmes qui peuvent être causés par le changement d’un chef d’agence. Les chefs d’agence sont en effet mutés assez souvent, une moyenne de tout les 5 ans si je dois en croire ce qu’on m’en a dit. Vous pouvez passer d’un chef d’agence que vous aimiez bien, avec qui le contact passait bien et qui faisait en sorte que vous soyez heureux à un chef d’agence qui vous considère comme un simple numéro de compte et que vous n’appréciez pas. Avoir deux banques permet alors de s’appuyer plus sur la deuxième en attendant que les choses s’améliorent.

1.2- Soyez, un peu, un râleur.

Avec vos autres fournisseurs, vous n’hésitez pas une seule seconde à prendre votre téléphone pour vitupérer et crier des noms d’oiseaux jusqu’à vous en cassez la voix. Arrêtez de prendre votre banquier pour un grand méchant loup et faite de même avec lui. Bon pas tout les trois jours non plus. Mais n’hésitez pas à râler, à demander des explications sur le pourquoi de ces frais là qui ne devraient pas y être alors pourquoi donc y sont-ils ?

2- Faites sentir à votre banquier que vous l’aimez, au moins un peu (ou prenez des cours de théâtre).

Après la fermeté de votre nouvelle poigne d’acier, il est temps de rajouter un peu de la douceur du velours, parce que vous savez aussi être gentil et prévenant.

2.1- Ne le laissez pas dépérir, seul sans nouvelles.

Ne faites pas semblant de croire que le diction ‘pas de nouvelle, bonne nouvelle’ est la maxime des banquiers. Votre banquier, il n’apprécie pas forcément de ne jamais vous voir. Ou alors juste une fois par an, parce que vous y êtes obligés. Il s’en rend parfaitement compte que si vous n’appréciez pas d’être dans son bureau. Et le fait de ne pas enlever votre veste, de regarder votre montre toute les trente secondes ou ne pas vous être lavé les dents depuis 3 jours pour lui apprendre à vivre, lui feront parfaitement comprendre, au cas où il aurait pu avoir un doute.

Allez voir, où au moins appelez, régulièrement votre banquier. Tenez le au courant de votre activité, demandez lui conseil sur les différents placements que vous pourriez envisager (après tout on ne sait jamais, il pourrait avoir une idée intéressante, qui sait … )

2.2- Ne le prenez pas pour la cinquième roue du carrosse

Sincèrement, quand est ce que vous allez voir votre banquier ? A part quand il vous force ? Uniquement quand vous avez besoin de lui. Pour un prêt qu’il vous faut alors absolument ou alors quand vous avez un petit ennui de fond et là vous y aller toujours au dernier, dernier moment quand c’est le banquier ou la catastrophe.

Ce n’est pas vraiment le meilleur moment pour parler sereinement.

Et ne me dites pas que vous ne pouviez pas prévoir. Que ça soit un prêt ou même un petit problème de trésorerie, la plupart du temps, ça se voit venir, même si ce n’est pas une quasi certitude. Dans ces cas là, appelez le, prenez rendez-vous et expliquez lui la situation. Dites lui que dans 2 ou 3 mois, vous risquez d’avoir un petit passage à vide du à une raison X ou Y, que vous aimeriez voir avec lui comment faire pour que cela se passe sans problème avec lui, etc etc.. Vous verrez, les choses se passeront ben mieux.

2.3- Arrêtez de penser que c’est un extra-terrestre.

Il parle la même langue que vous, juste d’une façon un peu différente. Et d’une façon que de toute façon vous devez normalement comprendre un minimum en temps que chef d’entreprise. Coefficient d’endettement, chiffre d’affaire, résultat net, prévisionnel de vente, c’est des notions qu’il aime entendre et que vous connaissez. Faite lui donc plaisir, parlez lui en, en ayant si possible, l’air de savoir de quoi vous parlez (et non pas en baissant les yeux et lisant les anti-sèches que vous avez écrit sur la paume de votre main en espérant que cela ne se verra pas).

Ce post, clôt, en tout cas pour l’instant, ce que j’avais à dire sur le sujet des banquiers. Deux posts, c’est soit bien trop, soit largement pas assez me direz vous. Vous auriez raisons, dans les deux cas. Mais, il y a bien d’autre sujet dont j’ai envie de parler, et bien peu de chose que je pourrais rajouter sur les banquiers.

A bientôt, demain peut-être, pour de nouvelles aventures.

Les banques, pourquoi est ce que ce n’est pas l’amour fou entre elles et nous ?

La relation que peut avoir une entreprise avec sa banque (où un chef d’entreprise avec son banquier) n’est pareille à aucune autre. Un mélange de ‘je t’aime moi non plus’ , de ‘Donnez moi une hache que je lui refasse le nez’ et ‘Oh secours, non il va me manger, j’ai peur’.

Ce désamour, cette défiance, cette incompréhension profonde (parfois des deux parties) vient de plusieurs raisons :

1 – On est des clients, sans les pouvoirs du client.

On le sait bien, les clients ont du pouvoir. Après tout, comme on le dit suffisamment souvent : ‘Le client est roi’. Et puis au final, c’est lui qui fait le chèque. Donc dans une certaine mesure, tant qu’ils nous demandent pas d’aller cueillir des marguerites sur la Lune, on essaie de les rendre heureux.

Et nous, quand on se retrouve client, on s’attend à ce que nos fournisseurs fassent de même, essaient de nous rendre heureux.

Ce qui rend chaque visite chez le banquier très déstabilisante. Parce que le banquier ne nous chouchoute pas. Parce qu’on a plus l’impression d’être des clients qu’il faut à tout pris contenter mais plutôt des mauvais élèves de primaires, que la maitresse regarde avec de gros yeux, juste avant de les envoyer au coin, avec un bonnet d’âne sur la tête.

Parce qu’au fond, lui, comme moi et comme vous, on sait tous, qu’au final, on a besoin de lui. Qu’au final, il est indispensable et que nos sous, il finira par les avoir. Et que de toute façon on est trop petit, noyé au milieu de tellement d’autres clients, qu’on ne pourra pas faire de bien grande vague.

On prend le banquier pour ce qu’il n’est pas.

On aimerait que le banquier prenne des risques, nous finance. Mais malheureusement, il n’est pas la pour ça. Le banquier, c’est un peu comme le dragon des contes de fées. Il stocke son énorme tas d’or et n’aime pas qu’on vienne lui prendre quelques pièces. Même si on promet de lui rendre. Bon heureusement, je n’ai encore jamais croisé de banquier capable de cracher des flammes. (je n’imagine même pas dans quelle panade serait l’humanité si les banquiers pouvaient cracher des flammes… )

Pour réussir à avoir quelques piécettes, il faut donc le cajoler, encore et encore, faire la danse du business plan, chanter l’opéra du prévisionnel à 5 ans et alors peut-être, si il est de bonne humeur et que la bouillabaisse du midi ne lui ai pas resté sur l’estomac, il dira oui.

Mais rien n’est moins sur. Et bien entendu, cela va dépendre du pourquoi vous voulez ces quelques piécettes :

Acheter du matériel immobilisable ? Là il dira oui, parce que dans le pire des cas, il pourra récupérer une bonne partie de ses billes en saisissant le matos.
Démarrer une entreprise ? Si vous n’êtes pas trop gourmand et que vous vous engagez sur 13 générations, en signant avec votre sang, il le ferra aussi. Dans le pire des cas, il pourra récupérer votre voiture ou votre maison.
Financer une politique d’embauche (payer des salaires quoi) Alors là, même pas en rêve.

C’est là, dans cette petite liste de trois items, que se niche l’une des raisons des relations tendues entre les chef d’entreprise et les banquiers.
On pense qu’ils sont là pour nous aider à financer nos entreprises. Alors que non. Ils sont là pour minimiser les risques qu’ils vont prendre avec l’argent qu’ils ont dans leur salles aux trésors. Et ils minimisent les risques en acceptant de financer les achats que pourraient faire nos entreprises et seulement cela.

Si vous me permettez de revêtir mon habit de Père Castor, j’ai une petite anecdote illustrant la frilosité des banquier en ce qui concerne la création d’entreprise et les prêt à ce moment là. Il faut d’abord savoir qu’une banque n’est pas obligé de vous ouvrir un compte, il faut la convaincre de le faire. Mais revenons en à la petite histoire que je voulais vous raconter. Les héros en sont un groupe de créateur d’entreprise, de mémoire ils étaient 3, tous la trentaine, que nous avons croisé mes associés et moi quand nous étions en incubateur d’entreprise. Les trois compères s’étaient donc lancés dans la tournée des banques pour essayer d’en convaincre une. L’un des directeurs d’agence qui les a reçu a eu le culot de leur demander un topo sur la situation financière de leur parents et les avaient prévenus leurs parents devraient se porter garant du prêt que la banque pourrait consentir à la jeune entreprise. Autant dire que nos trois associés n’ont pas choisi cette banque là. (pour la petite morale, aujourd’hui la petite entreprise est passée de 3 à 12 salariés et se porte plus que bien)

Il sent bien qu’on ne l’aime pas.

Parce qu’on ne va jamais le voir, à part quand on a besoin de lui. Il se sent un peu comme la cinquième roue du carrosse la notre pauvre banquier. Comme le premier de la classe mal-aimé à qui on ne parle jamais, sauf quand on a besoin qu’il nous donne les réponses du dernier exo que l’on a pas fait. Son coeur saigne à notre gentil banquier. Et du coup, quand on vient le voir, à reculons, sans vraiment savoir quoi lui dire, et ben il prend sa revanche. Il nous montre que lui aussi, il ne nous aime pas de toute façon.

Au final

Même si il est vrai les relations entre un banquier et un chef d’entreprise ne sont pas souvent dés plus facile surtout à cause du fait que la balance des pouvoirs étant complétement faussés, il me semble qu’il est tout à fait possible de vivre en bonne intelligence avec sa banque. Il suffit pour cela , j’en suis convaincu, de respecter quelques règles simples (qui découlent la plupart des trois constatations au-dessus) que je listerais dans un prochain post.