Retour après un contrôle urssaf

Mi novembre nous avons eu le bonheur d’avoir un contrôle URSSAF. Trois semaines avant on a donc reçu un gentil petit courrier en A/R pour nous indiquer que le 19 novembre, il fallait accueillir dans nos bureaux la personne chargée de nous contrôler et lui fournir une liste de papier longue comme deux pages A4 (bon ok un peu moins longues mais quand même).

J’avais a peine fini de lire la lettre d’annonce du contrôle que j’appelais déjà mon expert comptable pour lui annoncer la bonne nouvelle.

Au final tout c’est bien passé. Le cabinet d’expert comptable qui gére notre dossier a envoyé deux personnes pendant toute la durée du contrôle et comme autant l’expert comptable que nous avions fait du bon boulot, nous avons traversé avec succès cette épreuve. Même pas un petit redressement pour le plaisir, non rien.

Mais du coup après avoir survécu à cette expérience, je me suis dit que je pouvais faire une petite liste de chose toute simple à bien vérifier si vous vous trouvez dans la même situation que nous.

Déjà une première chose, stresser ne sert à rien. Pendant trois semaines j’étais totalement en stress. L’expert comptable avait beau me dire que tout allait bien se passer, on avait beau avoir tout les papiers qu’il fallait, je pouvais pas m’empêcher d’angoisser. J’avais l’impression de retourner en cours avec une intero surprise sur un sujet bien vache. Et puis il y a plein de légendes urbaines sur les contrôleurs Urssaf. Alors qu’en fait ben non, si tu peux répondre à toutes les questions que l’on va te poser, ben tout se passe bien.

La réduction Fillon.

A priori c’est une belle cochonnerie a calculer de façon juste (j’ai cru comprendre que les jours de maladie ne devaient être pris en compte dans le calcul ou je ne sais pas quoi). Donc si vous avez fait du Fillon, croisez les doigts pour que celui qui a mis en place le truc ait bien tout fait comme il faut (pour nous s’était le cas). Parce qu’à priori c’est un truc qui est vérifié tout le temps (ça a été l’un des premiers trucs vérifiés pour nous).

Les indemnités kilométriques.

On fait peu de notes de frais pour déplacement pro en voiture. Mais en 2012 on en faisait un peu plus. Et l’année 2012 était l’une des années contrôlées.
Deux choses que je ne savais pas :
Il faut prouver que vous aviez bien la voiture que vous prétentez avoir sur vos notes de frais. Y compris si vous avez vendu entre temps votre voiture (ce qui a été le cas pour moi). Avoir une photocopie de la carte grise de toutes les voitures de vos salariés est donc une bonne chose à faire. Dans mon cas,  j’ai retrouvé mon contrat d’assurance et une photocopie du contrat de cession. Mais c’était moins une.
Il y a un barème pour le remboursement des frais kilométriques. Barème qui évolue en fonction du nombre de chevaux de votre voiture (ça je savais) mais aussi du nombre de kilomètre fait dans l’année. En dessous de 5000 km c’est un certains nombre d’euros par km, les kilomètres suivant sont à un barème inférieur (voir très inférieur). Ca je ne savais pas. Donc on n’avait jamais fait la vérification. Et on avait tout calculé avec un seul taux. Et donc le nombre de kilomètre fait en 2012 a été vérifié pendant le contrôle. 4878 Km … Pour le coup j’ai eu de la chance.

Le remboursement des frais de transports en commun.

Vous prenez peut être en charge une partie des frais de transports de vos salariés (je ne me souviens plus si c’est obligatoire ou pas de le faire). Nous on le fait. Il y a la possibilité d’avoir un allégement des charges.  Mais pour pouvoir mettre en place cette allégement de charge il faut avoir les justificatifs fournis par les salariés (donc si c’est un abonnement mensuel, avoir tout les justificatifs) et aussi que le salarié est été présent au moins 1 jour sur un mois. A priori si un de vos salarié prend 1 mois de vacances, vous pouvez bien entendu prendre en charge comme d’habitude une partie de son forfait transport, mais pour ce mois là bien précisément, vous ne pouvez pas mettre en place l’allégement de charge qui va bien. Bon pour nous, un mois de vacances continue, ca n’existe pas, mais je n’avais pas forcément la totalité des justificatifs et ça a un peu été le branle bas de combat dans le bureau pour imprimer les justificatifs manquant en urgence (merci à RTM d’avoir un site qui permet de télécharger les factures même 2 ans après !!)

Note de frais repas.

Toute les notes de frais doivent être justifiable. C’est à dire noter sur le ticket CB la raison de celui-ci et si c’est un restaurant et que vous avez payé pour plusieurs, le nom de chacun des convives. Là on était paré. J’ai un agenda complètement exhaustif et chaque ticket indique bien en plus le pourquoi du ticket. Par contre, lors de la préparation du contrôle, un des trucs que j’ai fait a été de vérifier chacun des tickets, pour vérifier que j’avais bien noté la raison sur le ticket, que j’avais bien la justification qui allait bien sur mon agenda (et sur certains déplacement comme une présence samedi à paris ou 4 ou 5 jours d’affilé si j’avais bien en plus des emails ou des factures justifiant le pourquoi du truc). Les tickets sont historiquement rangés par ordre alphabétique du fournisseur. C’est ma moitié qui s’occupe de tout ça et elle trouvait cela plus logique.
Moi bếtement, je trouvais cela mieux de classer par mois. Du coup, on a tout reclassé. Et j’ai eu l’air bien con quand j’ai du retrouver le ticket du resto bidule et truc. (Heureusement j’ai une bonne mémoire et avec le nom du resto je me souviens quand j’y suis allé, même si c’est un resto de 2012, mais j’avais quand même eu l’air d’un con).

La vérification du fait que les fournisseurs soient en règle.

Je ne le savais pas non plus. Mais à priori, quand vous avez un fournisseur à qui vous donnez plus d’un certain montant (de mémoire 3000 euros/ an), vous devez lui demander une attestation vous prouvant qu’il est en règle pour tout ce qui est Urssaf. Alors si vous ne le faites pas ce n’est à priori pas pendant votre contrôle à vous que cela va poser problème. Mais si par la suite votre fournisseur se fait contrôler et qu’il n’était pas en règle, on peut venir vous chercher des noises.

Conclusion.

Pendant toute la durée du contrôle je n’ai pas ressenti de volonté de nous piéger pour pouvoir nous saigner. Alors oui, il y a eu des vérifications précises, pointilleuses. Oui, l’administration part du principe que vous connaissez la loi (et toute la loi) et que vous faites tout de la bonne façon. Mais cela me semble normal. On pourrait effectivement dire qu’il faut simplifier les choses et que c’est trop compliqué. Mais en attendant, les choses sont ce qu’elles sont. Et comme les contrôles existent, autant faire les choses bien. Et oui, lorsque j’ai refermé la porte de la salle de réunion, une fois que tout était fini, j’ai poussé un gros soupir de soulagement. Mais le contrôle et la façon dont il s’est passé a été honnête. Et je me dis que cela doit se passer comme cela dans la grande généralité des cas. Et que donc, si vous , de votre coté vous avez géré correctement votre boutique, tout se passera bien.