Changement de méthode de classement d’email

J’utilise depuis de nombreuses années thunderbird pour gérer mes mails. Je gère un volume de mail assez important qui viennent de sources aussi diverses que variées. Pour situer un peu, je pense avoir facilement entre 300 et 400 dossiers de mails. Parce qu’entre les clients, les prospects, les contacts réseaux, les fournisseurs boulot ou perso (ben oui free ou amazon c’est mes fournisseurs persos), la famille, les amis, les mailings… Ca en fait rapidement des petits dossiers mails…

Avec un tel volume de mail, même en classant avec un système de profondeur 3 ou 4, il m’est rapidement devenu impossible d’utiliser la vue tout les dossiers pour aller d’un dossier à un autre.

J’avais donc trouvé un stratagème. Laisser des mails non lus dans les répertoire que je voulais avoir accessible rapidement. Et utiliser la vue dossiers non lus. Au lieu d’avoir 400 dossiers arborescent je me retrouvais donc avec une petite centaine de dossier. Mais difficile après de savoir si un dossier contenait des mails non lus ayant déjà étaient lu mais restant en non lus parce que non traités ou des mails non lus parce que vraiment non lus. Surtout que mon thunderbird aimant me faire des farces, la petite étoile jaune qui normalement apparaît en haut à gauche pour indiquer de nouveaux mails disparaissait parfois mystérieusement.

Si on rajoute à cela un système de filtre très poussés qui me classait quasiment tout mes mails à peine reçu..

Autant dire que c’est il y a quelques semaines devenus le bordel. Avec des mails non lus et non traités pendant 4 ou 5 jours parce que tout simplement, je ne les avais pas vu passé.

Il fallait donc que je change de méthode d’organisation au niveau de mon classement des emails.

Et c’est ce que j’ai pu faire en utilisant une extension géniale, que j’avais installé depuis plusieurs mois mais que je n’utilisais pas à son plein potentiel, Quicker Filer

Quicker Filer permet deux choses. La première c’est de pouvoir avoir un outil de recherche un peu plus sympa que celui fourni de base.

La seconde ajoute des raccourcis clavier qui changent juste tout :
aller à un dossier
déplacer les emails sélectionné dans un dossier
instant move
instant copy.

Les deux premiers raccourcis quand vous les utilisez vous ouvre une popup qui vous permet de choisir le dossier où vous voulez aller (ou celui où vous voulez déplacer votre email). Et là ou c’est magique c’est que ca fonctionne en auto complétion. Tapez un bout du nom du dossier et il vous propose juste les dossiers qui valident les caractères que vous avez tapé.

Quand aux deux derniers raccourcis, ils vous permettent de copier ou déplacer les emails dans deux dossiers préconfigurés.

Cette petite extension m’a permis de définir un noveau worflow de gestion d’email qui depuis 3 semaines maintenant fait totalement ses preuves.

En fait c’est tout simple, j’ai désactivé complètement tout mes filtres d’emails. Tout mes emails arrivent donc dans les inbox de chacun de mes comptes.

A ce niveau là, je les traite de deux façon :
Soit Je peux les traiter au moment ou je les lis. Je le fais et je les déplace tout de suite, manuellement (avec le raccourcis déplacer vers de Quicker Filer) dans le répertoires qui va bien (donc soit le dossier du client, soit le dossier Fnac si c’est un mailing Fnac, etc etc)
Soit je ne peux pas et j’utilise l’instant move pour les déplacer dans un dossier A traiter. Qui contient donc tout mes mails à traiter (et une fois que je les aurais traiter, un coup de déplacer et ils sont rangés).

Et comme Quicker Filer me permet avec le raccourcis aller à, d’aller super rapidement dans tout les dossiers dont je connais une partie du nom, je n’ai plus besoin d’imaginer des solutions bâtardes pour avoir une sous partie de mes dossiers en accès rapide.

Ce qui est rigolo, c’est que pendant de très nombreuses années, j’ai été un défenseur absolu de l’utilisation de filtres de classement automatique. Mais en fait, je me rend compte que lorsque l’on a un nombre important de dossier, les filtres ça devient contre productif…. (en tout cas pour moi)

Et vous, comment vous gérer vos emails et le traitement de ceux-ci ?

Gestion du temps

je l’ai dit dans un précédent billet, j’ai décidé de tenter de m’autotracker mon temps précisément.

Pourquoi ?

Depuis quelques temps j’ai l’impression d’avoir moins de temps, d’être de moins en moins productif, d’être obligé de sauter du coq à l’âne sans arrêt.

Il faut dire qu’entre le code à faire, le tel qui sonne, les mails qui m’arrivent dans les dents, twitter, irc, les réunions de conceptions ou brainstorming impromptues, les tâches ‘administratives’ ou commerciales, etc … il y a parfois matière à ne plus savoir donner de la tête.

Et ce papillonnage continuel ne donnait l’impression de n’avancer sur rien, de perdre un temps important en reconcentration perpétuelle.

Et puis fouchet et darialalala ont tout les deux parlé, dans un intervalle de temps très courts de la méthode de gestion du temps du pomodoro (pomodoro pour tomate dans je sais plus quelle langue).

Cette méthode a été faite pour empêcher les gens de se plonger trop longtemps dans une même tâche. On utilise un minuteur en forme de tomate, le pomodoro qui sonne toutes les 25 minutes. Cela permet de limiter le temps que l’on passe sur une même tâche, de prendre 5 minutes de pause toutes les 25 minutes pour souffler et récupérer un peu d’énergie et d’idée fraiche avant de reprendre le turbin.

En découvrant cette méthode, j’ai eu une illumination. J’allais me chronométrer pour m’obliger à travailler avec le moins d’interruption possible pendant au moins 25 minutes. Pas de check de mail, pas de twitter, pas de discussion de conception sur irc, rien qu’une seule tâche sur laquelle je serais focalisé à 100% (bon ok pour les coups de tél client, ça fonctionne pas).

Ce que j’ai commencé à faire. Et comme j’ai toujours l’impression de ne jamais assez bosser sur mes side project (ou sur le boulot du boulot) le soir et les week-ends, j’ai décidé de faire pareil. Le but là étant de réussir à valider 2 ou 3 pomodoro par soirée normale et 7 ou 8 par jour de week-end.

Après quelques dizaines de jours d’expérimentation, j’en ai tiré plusieurs conclusions.

La première, j’ai l’impression d’avoir récupérer une marge de productivité et ça, ça fait plaisir. Ça s’explique d’ailleurs par deux raisons :
le fait que je suis plus concentré, moins éparpillé
le fait de comptabilisé précisément mon temps fait jouer à plein le phénomène de ‘mauvaise conscience’, ben oui, je chronomètre les pauses aussi …

La seconde, c’est que bon, arriver à tenir le rythme le soir/week-end c’est difficile, le stimulis de la mauvaise conscience étant moins fort que prévu (ben oui, de la mauvaise conscience du genre ‘quoi ça fait 1h30 que je papillonne sur le web alors que j’ai fait qu’un seul pomoro et qu’il est déjà minuit passé ??)

Enfin la dernière, ayant une impression de papillonnage, j’en étais venu à éprouver un sentiment de culpabilité pernicieux, ayant l’impression de ne ‘pas assez bosser’. Aujourd’hui, le fait de savoir précisément, jour après jour, pendant combien de temps j’ai fait quoi, me permet de me rendre compte que ça carbure…. (pour les curieux, sur de grosses journées, c’est à dire de 10h, 10h30, (8h30->19h) je passe entre 8h et 8h30 à faire des tâches boulots, dans lesquelles je compte veille et lecture de doc).
Donc moralité :
Ne vous éparpillez pas, concentrez vous sur des tâches en essayant de vous isoler le plus possible de tout les événements extérieur.

Et moralité 2 :
N’oubliez tout de même pas de vous aérer l’esprit de temps en temps.

Le vice de la perfection

‘On ne peut pas encore sortir notre application, elle n’est pas parfaite.’
‘Ça ne va pas, ici, ce n’est pas exactement comme vont le vouloir nos futurs utilisateurs’
‘Plus que quelques mois de boulot et on aura vraiment atteint la perfection’

Toutes ces phrases que vous avez forcément entendu ou même dite, sont des phrases tueuses de projets. Parce que la recherche de la perfection mène irrémédiablement à la procrastination. Parce que jamais rien n’est suffisamment parfait, et que donc on continue a coder, coder, coder, modifier, modifier, modifier en remettant à plus tard ce qui est vraiment important à savoir le lancement de votre projet. Et c’est valable aussi bien pour des sides projects ou des projets d’entreprise.

Pourquoi est ce que l’on fait cela ?

Pour que notre projet soit le meilleur du monde
Parce qu’on veut être vraiment fier de notre bébé
Parce qu’il faut être meilleur que les autres qui existent déjà et que cela veut dire être parfait
etc etc …

Ces réponses toutes prêtes ne sont que des paravents. Que des phrases lancées pour masquer la vraie raison qui nous fait retarder le lancement. La vrai raison est que si on lance notre projet, au moment ou on l’aura lancé, il va pouvoir rater. Tant qu’on ne met pas notre projet à la disposition de ses utilisateurs, il ne peut y avoir d’échec. Et c’est cette raison, à mon avis, qui est bien souvent à l’origine de la quête de perfection. La peur de l’échec, tout simplement. La peur de devoir entendre nos futurs utilisateurs que notre logiciel (ou notre livre si on écrit un livre, remplacé le terme logiciel par celui qui va bien avec votre domaine) est mauvais, qu’il ne leur plait pas, qu’ils sont déçus.

Donc surtout, n’attendez pas qu’un projet soit parfait pour le lancer. Lancez le quand il est prêt. Et c’est tout.

Comment évaluer si un projet est prêt allez vous alors forcément me demander ? Ha ça, je n’en sais rien. Après tout c’est votre projet. Mais si je devais vous donner une échelle des statuts des projets ça serait celle- là :

Très bon
Bon
Moyen ou Parfait
Moins bon
Mauvais
Complétement nul

Plus l’état de votre projet est haut plus ça veut dire que vous devez le lancer, tout de suite. Et puis, je met Parfait au même niveau que moyen parce que bien souvent le temps, l’énergie et l’argent nécessaire pour passer de Très bon à Parfait, font que cela n’en vaut pas la peine.

Retour sur 7minut.es

Depuis ce matin, mrboo a lancé un nouveau projet d’appli reposant sur twitter à savoir 7minut.es. Ce petit concept est un exemple parfait d’inutilité complète. Et donc, en tout cas pour aujourd’hui, le truc prend plutôt bien.

Le concept est vraiment simpliste. Vous vous connectez à travers twitter et vous avez du coup 7 minutes pour faire venir le maximum de monde sur une page 7minut.es. Tout cela pour arriver à faire un highscore. Autrement dit, savoir qui à la plus longue.

L’intérêt ? Aucun sauf de s’amuser trois minutes en retombant en enfance à jouer à un jeu simple de qui qui est le plus fort.

A part pour mrboo, qui a logé une jolie pub pour un de ses ‘vrais projets’, à savoir hellotipi. Ce qui fait que chacun personne qui vient sur 7minut.es voit la pub hellotipi. Ce qui fait, si je calcule rapidement en fonction des highscores en cours pas loin de 2000 personnes (si j’en crois mrbooo c’est 11000 visites dans la journée), le premier jour. Bon ok, c’est peut-être assez souvent les mêmes.

N’empêche que… Ça fait des gens qui ont vu la pub. Et qui du coup, peut-être iront sur hellotipi (je parle d’expérience, en temps que futur papa dans quelques mois, et ben voilà, aller sur 7minut.es m’a rappelé que hellotipi existait et que peut-être que… il faudra que je le teste… )

Et ça fait un petit buzz, qui même si il ne dure qu’un jour ou qu’une semaine, ne mange pas de pain et ne coute pas grand chose (dixit mrboo lui même, le site est hébergé sur un petit kimsuffi ovh, c’est pas pour ce que ça coute… ), en tout cas bien moins cher qu’une campagne de pub classique.

C’est pour moi, typiquement, une initiative excellente. Mais pour que ça marche il faut à mon avis trois facteurs.

1 Le concept pas prise de tête et rigolo

La c’est tout con. Faire venir le max de personne sur une url en 7 minutes. Ça marche en un clic, c’est fatiguant pour personne. Pour les joueurs pareils, on clique une fois, on reclique pour l’authent oauth et puis voilà, c’est pas loin d’être tout.

Et c’est rigolo parce qu’on peut se challenger avec les autres participants du jeux.

2 Le nom de domaine qui va bien

Là, c’est comment dire, parfait. 7Minut.es. On ne peut pas faire mieux. Simple, avec l’extension qui s’intègre complétement. Un petit clin d’oeil au speedating en plus. Et c’est plié.

3 Un réseau de prescripteurs.

Faut pas non plus se leurrer . Si je l’avais lancé moi le site, je ne suis pas sur de faire 11 000 visites le premier jour. Parce que ni pressecitron, ni korben ni marion_mdm ne me follow et que pour qu’une idée comme ça, aussi inutile et volatile que 7minut.es fonctionnent il faut des prescripteurs un peu connu qui jouent le jeu et s’amuse à participer.

4 Conclusion

Si jamais vous avez lancé une appli web qui, vous l’espérez, doit vous rendre riche rapidement et qu’en même temps vous avez une idée du type de 7minut.es avec un nom de domaine sympa et un petit réseau de primojoueurs qui peuvent lancer la machine, n’hésitez pas, faites le. Après tout, c’est toujours les idées les plus bêtes qui marchent le mieux. Et puis si vous avez vraiment une idée sympa et que ça marche, ça vous coutera moins cher qu’une campagne addwords (et ça ancrera votre réputation de mec qui a des idées cool)

Procrastiner pour ne pas procrastiner

Non, non, je ne deviens pas fou.

Et oui mes titres de posts veulent dire quelque chose. En fait, ce billet est un simple billet de bon sens, inutile donc au final, parce que tout le monde sait ce que je vais écrire, mais bon, quand même, parfois c’est bon de dire des trucs inutiles.

Le principe de cette catégorie de billet est de lutter contre la procrastination. Par tout les moyens et dans toute les situations.

Et mon billet du jour lui, est un billet pour vous pousser à procrastiner. Et je l’écris dans un espace dédié à la chasse à la procrastination.

Et non, je ne suis toujours pas fou.

Et non, ce n’est pas juste pour dire que la procrastination c’est un bon moyen pour faire de la sérépendité, que au hasard de vos procrastinations, vous allez apprendre des trucs nouveaux, découvrir la vérité sur le monde et ainsi devenir plus intelligent et plus riche (et donc plus beau).

Non, ce billet se limite à une seule chose. Un appel à la procrastination. Mais à la procrastination contrôlée. Parce que parfois on a besoin de faire décompresser son cerveau et qu’il est bon de pouvoir le faire sans, juste après, culpabiliser atrocement.

Donc, je maintiens ce que je dis, il faut savoir se laisser des moments de procrastination pure. Des moments où l’on fait des petites taches inutiles mais qui permettent de se vider le cerveau, de se rassurer, de se dire ‘voilà ça c’est fait, et bien fait’ et de repartir, le cerveau plus aéré que jamais sur des tâches ‘importantes’.

Moi, par exemple, j’aime bien ranger mes mails ou les millions de post-its que j’ai sur mon bureau. Je range tout ça, bien parfaitement, sachant que (en tout cas pour les posts-its) même pas 4h après il y en aura de nouveau plein sur mon bureau, que j’aurais jeté une bonne partie de ceux que j’avais rangé, et que ca sera de nouveau un vrai capharnaüm mes post-its.

Mais parfois, ca fait vraiment du bien, de perdre son temps en futilité.

Donc procrastiner, un peu, avec modération, à des moments bien définis et pour des durées bien précises, vous verrez que tout ira mieux.

Mettre à profit les courtes durées

“Mon prochain rdv est en retard de 5 minutes, j’ai plus qu’à attendre, la pause de midi est dans 10 minutes, il faut que j’appelle dans 20 minutes, réunion dans 2 minutes…”

Qui n’entend pas une phrase de ce genre au moins une fois par jour ? Et la plupart du temps, à ce moment là, on se dit “en 5 minutes, je ne peux rien faire” ou“10 minutes, si peu, ça ne vaut pas le coup que je commence à coder ce ticket, j’aurais à peine le temps de commencer”. Et résultat, on se retrouve à attendre, les yeux dans le vague à chercher ce qu’on pourrait faire pendant ces quelques minutes ou pire à attendre que le temps passe.

Alors niveau sérépendité, c’est excellent. On ne sait jamais, on risque de tomber sur un truc super utile. Mais niveau productivité, c’est loin d’être ça. Et puis c’est un appel à la procrastination ou je m’y connais pas.

Je dois d’ailleurs avouer que bien souvent, je suis dans ce cas là, et au bout des 5 ou 10 minutes, je me rends compte que j’ai passé ce temps à… rien.

Pour essayer de contrer cela, j’ai mis en place une tactique simple. J’ai une liste de tâches courtes à faire. Des tâches qui naissent alors que j’en fais une autre plus longue et que je ne fais pas tout de suite pour ne pas interrompre ce que je fais. Ça peut être écrire un mail à quelqu’un, rédiger la partie description d’un ticket, classer un répertoire de mon PC. J’ai du coup toujours une liste de tâches courtes, qui se vide aussi vite qu’elle se remplit.

Dès que j’ai un trou de quelques minutes, hop, j’en profite, je sors ma todolist et je fais 1 ou 2 ou 3 tâches. Pour que ça soit intéressant, il faut toutefois que la manière de noter une tâche de ce type soit super rapide. Tout comme celle de la noter comme faite. Pour ces tâches là, j’utilise gToDoList, l’outil de gestion de tâches de Gnome. Un clic sur le bouton ajouter, un titre, une description (non obligatoire) et un clic sur le bouton de validation. Pour la signaler comme faite, un simple clic sur une case à cocher. Et il est configuré pour se lancer au démarrage, tout seul comme un grand.

Trop d’idées, ça tue les idées (et les projets)

Voici donc mon premier billet parlant de procrastination, au sens large. C’est aussi l’idée de ce premier billet qui m’a fait avoir l’idée de faire un ensemble de billet sur (ou plutôt contre) la procrastination.

J’ai des idées. Tout le monde a des idées. Plus ou moins souvent, de plus ou moins bonne qualité. Avoir des idées, c’est bien. Sauf quand on en a trop.

‘Comment peut-on avoir trop d’idées, comment avoir des idées peut-être de la procrastination ?’ pensez-vous surement à ce moment de votre lecture.

Il faut déjà que j’explicite un peu dans quel cadre je me situe dans ce billet. Je parle de projet ‘perso’, nécessitant du temps, temps que l’on prend sur son temps libre, lorsqu’on le peut. Que ce soit de développer un logiciel pendant les longues nuit d’hiver, d’écrire un cycle de roman ou d’inventer des trucs qui permettront de révolutionner le monde (comme une voiture qui utiliserait les déchets ménagers pour rouler).

Mais revenons-en au sujet du post, le fait d’avoir trop d’idée et comment on sait que c’est le cas.

Je pense qu’il y a un critère simple. Lorsque l’on a tellement d’idée que l’on ne sait plus par laquelle commencer, c’est qu’on en a trop.

Mais ce n’est pas le seul. Lorsque l’on a décidé de se lancer dans un projet, que cela fait quelque temps que l’on travaille dessus et que étonnement on se rappelle d’une idée terriblement géniale que l’on a eu y a quelques temps, que l’on commence à y réfléchir de plus en plus en négligeant notre projet en cours, là il faut tirer la sonnette d’alarme. Parce que la procrastination est en train de nous croquer. Surtout si cela arrive au moment où l’on éprouve les premiers doute ou les premières difficultés sur notre projet en cours. Ou si c’est le projet en est presque au moment ou il faut le ‘partager’, le montrer aux autres. (j’ai d’ailleurs l’impression que ce moment là est un des moments où les projets risquent le plus de mourir…)

Je sais qu’en ce qui me concerne, j’ai tendance à avoir ce travers. J’arrive même parfois à me persuader que je serais capable de mener plusieurs projets de front. Que les idées sont tellement géniales qu’il ne faut pas les faire attendre. Après quelques temps, je finis par me rendre compte que ça n’avance pas et je donne des priorité au choses.

J’ai aussi mis quelques règles en place pour faciliter les choses. Je note toutes mes idées, dés que j’en ai et qu’elles me semblent intéressantes. (j’en remplis des carnets). Mais rien de plus, ou quasiment rien de plus. Je reste focalisé sur le ‘truc’ en cours, jusqu’à ce que je l’ai finis, abandonné, mis en pause.(ou parfois focalisé sur rien, lorsque par exemple il y a un gros gros coup de chaud au boulot et qu’il faut bosser 20h/24) Je m’offre parfois des sessions de brainstorming sur les idées que j’ai noté dans mes carnets. Soit pour les biffer d’un coup de stylo parce qu’au final, elles étaient médiocres, soit pour les approfondir un peu, les améliorer. C’est ce que je fais par exemple, sur mes différents projets de jeux. Que ce soit jeux vidéos / jdr / jdc. Je note les idées, je les laisse murir et j’attends d’avoir le temps.

Au final, c’est assez cocasse que je parle dans ce premier billet du problème d’avoir trop d’idée… Après tout, si je suis mes propres mots, lancer cette nouvelle catégorie de billet, écrire ce billet, suivre cette nouvelle idée, c’est presque de la procrastination. Mais bon, si je continue, je vais me donner mal à la tête à trop réfléchir… 🙂

Inauguration d’une nouvelle catégorie

Fin de week-end, je fais le tri parmi les todo à faire pour demain, mes idées de billets, mes idées tout court. Lister mes idées du week-end m’a rappelé une idées de billet que j’avais envie d’écrire depuis longtemps. Et en y réfléchissant, ça m’a donné l’idée d’un ensemble de billet parlant tous du même sujet.

Ce sujet, c’est l’ennemi, avec en grand E de tout entrepreneur, si l’on prend le mot au sens large. Par là, je veux dire de toute personne qui un jour à décider d’entreprendre quelque chose, de partir d’une feuille blanche et d’avancer lentement, pas après pas pour réaliser un projet.

Qu’est ce que c’est au final, ça n’a pas vraiment d’importance, cela peut-être une entreprise, un roman, la construction d’une maison, ou un projet informatique… Mais dans tout ces cas de figure là, il y aura toujours ce terrible ennemi, cet ogre dévoreur de temps et d’énergie qui guettera notre héros entrepreneur. La Procrastination.

La procrastination est, j’en suis convaincu, l’une des raisons principales qui font que les projets échouent.

D’une manière très simple.

Procrastiner fait que l’on avance pas, que l’on prend du retard. Petit à petit, ce non-avancement devient de plus en plus pesant jusqu’à être complétement démotivant.

Et l’on rentre alors dans un cercle vicieux. La vision déprimante des jalons d’avancement qui ne se rapprochent jamais pousse petit à petit notre valeureux entrepreneur à faire des choses sans rapport avec son projet (même si il se persuade du contraire), des petites choses qu’il pourra finir rapidement, et qui auront le mérite de lui penser à autre chose, d’avoir avancer.

Et op, il procrastine un peu plus. Et op le projet avance un peu moins.

Au final, il se retrouve à passer ses week-end à regarder la télé, voir même Walker, Texas Ranger tandis que ses beaux projets prennent la poussière, oubliés, dans un coin.

J’ouvre donc une nouvelle catégorie, qui ne parlera que de procrastination, comment la débusquer, comment lutter contre elle, comment la bannir de ses projets… (ou tout au moins comment à chaque fois essayer de le faire).