Changement de méthode de classement d’email

J’utilise depuis de nombreuses années thunderbird pour gérer mes mails. Je gère un volume de mail assez important qui viennent de sources aussi diverses que variées. Pour situer un peu, je pense avoir facilement entre 300 et 400 dossiers de mails. Parce qu’entre les clients, les prospects, les contacts réseaux, les fournisseurs boulot ou perso (ben oui free ou amazon c’est mes fournisseurs persos), la famille, les amis, les mailings… Ca en fait rapidement des petits dossiers mails…

Avec un tel volume de mail, même en classant avec un système de profondeur 3 ou 4, il m’est rapidement devenu impossible d’utiliser la vue tout les dossiers pour aller d’un dossier à un autre.

J’avais donc trouvé un stratagème. Laisser des mails non lus dans les répertoire que je voulais avoir accessible rapidement. Et utiliser la vue dossiers non lus. Au lieu d’avoir 400 dossiers arborescent je me retrouvais donc avec une petite centaine de dossier. Mais difficile après de savoir si un dossier contenait des mails non lus ayant déjà étaient lu mais restant en non lus parce que non traités ou des mails non lus parce que vraiment non lus. Surtout que mon thunderbird aimant me faire des farces, la petite étoile jaune qui normalement apparaît en haut à gauche pour indiquer de nouveaux mails disparaissait parfois mystérieusement.

Si on rajoute à cela un système de filtre très poussés qui me classait quasiment tout mes mails à peine reçu..

Autant dire que c’est il y a quelques semaines devenus le bordel. Avec des mails non lus et non traités pendant 4 ou 5 jours parce que tout simplement, je ne les avais pas vu passé.

Il fallait donc que je change de méthode d’organisation au niveau de mon classement des emails.

Et c’est ce que j’ai pu faire en utilisant une extension géniale, que j’avais installé depuis plusieurs mois mais que je n’utilisais pas à son plein potentiel, Quicker Filer

Quicker Filer  permet deux choses. La première c’est de pouvoir avoir un outil de recherche un peu plus sympa que celui fourni de base.

La seconde ajoute des raccourcis clavier qui changent juste tout :
aller à un dossier
déplacer les emails sélectionné dans un dossier
instant move
instant copy.

Les deux premiers raccourcis quand vous les utilisez vous ouvre une popup qui vous permet de choisir le dossier où vous voulez aller (ou celui où vous voulez déplacer votre email). Et là ou c’est magique c’est que ca fonctionne en auto complétion. Tapez un bout du nom du dossier et il vous propose juste les dossiers qui valident les caractères que vous avez tapé.

Quand aux deux derniers raccourcis, ils vous permettent de copier ou déplacer les emails dans deux dossiers préconfigurés.

Cette petite extension m’a permis de définir un noveau worflow de gestion d’email qui depuis 3 semaines maintenant fait totalement ses preuves.

En fait c’est tout simple, j’ai désactivé complètement tout mes filtres d’emails. Tout mes emails arrivent donc dans les inbox de chacun de mes comptes.

A ce niveau là, je les traite de deux façon :
Soit Je peux les traiter au moment ou je les lis. Je le fais et je les déplace tout de suite, manuellement (avec le raccourcis déplacer vers de  Quicker Filer) dans le répertoires qui va bien (donc soit le dossier du client, soit le dossier Fnac si c’est un mailing Fnac, etc etc)
Soit je ne peux pas et j’utilise l’instant move pour les déplacer dans un  dossier A traiter. Qui contient donc tout mes mails à traiter (et une fois que je les aurais traiter, un coup de déplacer et ils sont rangés).

Et comme Quicker Filer me permet avec le raccourcis aller à, d’aller super rapidement dans tout les dossiers dont je connais une partie du nom, je n’ai plus besoin d’imaginer des solutions bâtardes pour avoir une sous partie de mes dossiers en accès rapide.

Ce qui est rigolo, c’est que pendant de très nombreuses années, j’ai été un défenseur absolu de l’utilisation de filtres de classement automatique. Mais en fait, je me rend compte que lorsque l’on a un nombre important de dossier, les filtres ça devient contre productif…. (en tout cas pour moi)

Et vous, comment vous gérer vos emails et le traitement de ceux-ci ?