Jun 222011
 

J’utilise depuis de nombreuses années thunderbird pour gérer mes mails. Je gère un volume de mail assez important qui viennent de sources aussi diverses que variées. Pour situer un peu, je pense avoir facilement entre 300 et 400 dossiers de mails. Parce qu’entre les clients, les prospects, les contacts réseaux, les fournisseurs boulot ou perso (ben oui free ou amazon c’est mes fournisseurs persos), la famille, les amis, les mailings… Ca en fait rapidement des petits dossiers mails…

Avec un tel volume de mail, même en classant avec un système de profondeur 3 ou 4, il m’est rapidement devenu impossible d’utiliser la vue tout les dossiers pour aller d’un dossier à un autre.

J’avais donc trouvé un stratagème. Laisser des mails non lus dans les répertoire que je voulais avoir accessible rapidement. Et utiliser la vue dossiers non lus. Au lieu d’avoir 400 dossiers arborescent je me retrouvais donc avec une petite centaine de dossier. Mais difficile après de savoir si un dossier contenait des mails non lus ayant déjà étaient lu mais restant en non lus parce que non traités ou des mails non lus parce que vraiment non lus. Surtout que mon thunderbird aimant me faire des farces, la petite étoile jaune qui normalement apparaît en haut à gauche pour indiquer de nouveaux mails disparaissait parfois mystérieusement.

Si on rajoute à cela un système de filtre très poussés qui me classait quasiment tout mes mails à peine reçu..

Autant dire que c’est il y a quelques semaines devenus le bordel. Avec des mails non lus et non traités pendant 4 ou 5 jours parce que tout simplement, je ne les avais pas vu passé.

Il fallait donc que je change de méthode d’organisation au niveau de mon classement des emails.

Et c’est ce que j’ai pu faire en utilisant une extension géniale, que j’avais installé depuis plusieurs mois mais que je n’utilisais pas à son plein potentiel, Quicker Filer

Quicker Filer  permet deux choses. La première c’est de pouvoir avoir un outil de recherche un peu plus sympa que celui fourni de base.

La seconde ajoute des raccourcis clavier qui changent juste tout :
aller à un dossier
déplacer les emails sélectionné dans un dossier
instant move
instant copy.

Les deux premiers raccourcis quand vous les utilisez vous ouvre une popup qui vous permet de choisir le dossier où vous voulez aller (ou celui où vous voulez déplacer votre email). Et là ou c’est magique c’est que ca fonctionne en auto complétion. Tapez un bout du nom du dossier et il vous propose juste les dossiers qui valident les caractères que vous avez tapé.

Quand aux deux derniers raccourcis, ils vous permettent de copier ou déplacer les emails dans deux dossiers préconfigurés.

Cette petite extension m’a permis de définir un noveau worflow de gestion d’email qui depuis 3 semaines maintenant fait totalement ses preuves.

En fait c’est tout simple, j’ai désactivé complètement tout mes filtres d’emails. Tout mes emails arrivent donc dans les inbox de chacun de mes comptes.

A ce niveau là, je les traite de deux façon :
Soit Je peux les traiter au moment ou je les lis. Je le fais et je les déplace tout de suite, manuellement (avec le raccourcis déplacer vers de  Quicker Filer) dans le répertoires qui va bien (donc soit le dossier du client, soit le dossier Fnac si c’est un mailing Fnac, etc etc)
Soit je ne peux pas et j’utilise l’instant move pour les déplacer dans un  dossier A traiter. Qui contient donc tout mes mails à traiter (et une fois que je les aurais traiter, un coup de déplacer et ils sont rangés).

Et comme Quicker Filer me permet avec le raccourcis aller à, d’aller super rapidement dans tout les dossiers dont je connais une partie du nom, je n’ai plus besoin d’imaginer des solutions bâtardes pour avoir une sous partie de mes dossiers en accès rapide.

Ce qui est rigolo, c’est que pendant de très nombreuses années, j’ai été un défenseur absolu de l’utilisation de filtres de classement automatique. Mais en fait, je me rend compte que lorsque l’on a un nombre important de dossier, les filtres ça devient contre productif…. (en tout cas pour moi)

Et vous, comment vous gérer vos emails et le traitement de ceux-ci ?


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  9 Responses to “Changement de méthode de classement d’email”

  1. trop compliqué !!!

    3 dossiers:
    – INBOX (mail a lire)
    – TODO (mail a traité)
    – ARCHIVE (des que c’est lu / traité)

    et le but c’est que la INBOX soit vide
    tu lit tes mails, si tu peux traiter en moins de 2 mn alors tu traites sinon tu deplaces dans TODO

    et pour remplacer les dossier rien de mieux que la recherche (le dossier Amazon est alors remplacé par recherche expediteur=serviceclient@amazon.fr)

    efficace rapide !!

    PS: tu peux avoir un dossier archive par année ce qui simplifie la sauvegarde sur DVD

    • tu classes pas les mails par expéditeur ? pour pouvoir avoir un suivi et retrouver un mail des mois plus tard ?

  2. ben non, si je veux retrouver un email je fais une recherche.

    le problème de l’arborescence c’est que cela correspond a un axe d’analyse seulement.

    et quand tu cherches tu n’as pas forcement le meme besoin que l’axe par lequel tu as classé.

    de plus certains mails contiennent plusieurs sujet et donc dasn quel dossier les classer ?

    au final tu perds plus de temps à classer TOUT tes emails que tu ne perds de temps a chercher les mails dont tu as besoin si ils ne sont pas classés .

    je fais cela depuis maintenant 7 ans et ca marche très bien.

  3. moi j’ai pas d’amis donc ça limite et je me désabonne à toutes les mailings lists si j’ai oublié de le faire en m’enregistrant quelque part 😀

    la méthode de joël est celle préconisée à l’époque pour l’organisation du travail (version papier) c’est encore largement applicable !

  4. Quelle est la différence entre déplacer vers et instant move?

    Concernant la méthode de Joel … Ca dépend le nombre de mail que tu as dans ta todo et tes archives.. tu as pas de “macro dossiers” pour séparer les différents thèmes?

    • Instant move ne permet de déplacer que dans un seul répertoire configurer à l’avance. c’est du coup ultra rapide (un seul raccourci) mais ultra limité 🙂

  5. Ah ok. Merci pour la réponse.

  6. non je n’ai pas de macro dossier.

    La boite mail n’est pas faite pour gérer ses priorités de travail. (pas de rappel, pas de suivi..)

    pour cela j’utilise un outil de gestion de projet a coté (cela peut etre excel d’ailleurs ou RemeberTheMilk …) pour suivre et gérer mes taches.

    a partir du moment où le traitement de l’action est géré ailleurs alors je classe l’email.

    J.

  7. Je laisse quasiment tous mes mails en INBOX : un mail non traité reste en “non lu”, et je ne visualise que les “non lu” de mon INBOX. Cela me permet de ne pas perdre de temps à classer, de faire n’importe quel type de recherche, d’avoir des threads entiers, etc.

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