Mi novembre nous avons eu le bonheur d’avoir un contr\u00f4le URSSAF. Trois semaines avant on a donc re\u00e7u un gentil petit courrier en A\/R pour nous indiquer que le 19 novembre, il fallait accueillir dans nos bureaux la personne charg\u00e9e de nous contr\u00f4ler et lui fournir une liste de papier longue comme deux pages A4 (bon ok un peu moins longues mais quand m\u00eame).<\/p>\n
J’avais a peine fini de lire la lettre d’annonce du contr\u00f4le que j’appelais d\u00e9j\u00e0 mon expert comptable pour lui annoncer la bonne nouvelle.<\/p>\n
Au final tout c’est bien pass\u00e9. Le cabinet d’expert comptable qui g\u00e9re notre dossier a envoy\u00e9 deux personnes pendant toute la dur\u00e9e du contr\u00f4le et comme autant l’expert comptable que nous avions fait du bon boulot, nous avons travers\u00e9 avec succ\u00e8s cette \u00e9preuve. M\u00eame pas un petit redressement pour le plaisir, non rien.<\/p>\n
Mais du coup apr\u00e8s avoir surv\u00e9cu \u00e0 cette exp\u00e9rience, je me suis dit que je pouvais faire une petite liste de chose toute simple \u00e0 bien v\u00e9rifier si vous vous trouvez dans la m\u00eame situation que nous.<\/p>\n
D\u00e9j\u00e0 une premi\u00e8re chose, stresser ne sert \u00e0 rien. Pendant trois semaines j’\u00e9tais totalement en stress. L’expert comptable avait beau me dire que tout allait bien se passer, on avait beau avoir tout les papiers qu’il fallait, je pouvais pas m’emp\u00eacher d’angoisser. J’avais l’impression de retourner en cours avec une intero surprise sur un sujet bien vache. Et puis il y a plein de l\u00e9gendes urbaines sur les contr\u00f4leurs Urssaf. Alors qu’en fait ben non, si tu peux r\u00e9pondre \u00e0 toutes les questions que l’on va te poser, ben tout se passe bien.<\/p>\n
A priori c’est une belle cochonnerie a calculer de fa\u00e7on juste (j’ai cru comprendre que les jours de maladie ne devaient \u00eatre pris en compte dans le calcul ou je ne sais pas quoi). Donc si vous avez fait du Fillon, croisez les doigts pour que celui qui a mis en place le truc ait bien tout fait comme il faut (pour nous s’\u00e9tait le cas). Parce qu’\u00e0 priori c’est un truc qui est v\u00e9rifi\u00e9 tout le temps (\u00e7a a \u00e9t\u00e9 l’un des premiers trucs v\u00e9rifi\u00e9s pour nous).<\/p>\n
On fait peu de notes de frais pour d\u00e9placement pro en voiture. Mais en 2012 on en faisait un peu plus. Et l’ann\u00e9e 2012 \u00e9tait l’une des ann\u00e9es contr\u00f4l\u00e9es.
\nDeux choses que je ne savais pas\u00a0:
\nIl faut prouver que vous aviez bien la voiture que vous pr\u00e9tentez avoir sur vos notes de frais. Y compris si vous avez vendu entre temps votre voiture (ce qui a \u00e9t\u00e9 le cas pour moi). Avoir une photocopie de la carte grise de toutes les voitures de vos salari\u00e9s est donc une bonne chose \u00e0 faire. Dans mon cas,\u00a0 j’ai retrouv\u00e9 mon contrat d’assurance et une photocopie du contrat de cession. Mais c’\u00e9tait moins une.
\nIl y a un bar\u00e8me pour le remboursement des frais kilom\u00e9triques. Bar\u00e8me qui \u00e9volue en fonction du nombre de chevaux de votre voiture (\u00e7a je savais) mais aussi du nombre de kilom\u00e8tre fait dans l’ann\u00e9e. En dessous de 5000 km c’est un certains nombre d’euros par km, les kilom\u00e8tres suivant sont \u00e0 un bar\u00e8me inf\u00e9rieur (voir tr\u00e8s inf\u00e9rieur). Ca je ne savais pas. Donc on n’avait jamais fait la v\u00e9rification. Et on avait tout calcul\u00e9 avec un seul taux. Et donc le nombre de kilom\u00e8tre fait en 2012 a \u00e9t\u00e9 v\u00e9rifi\u00e9 pendant le contr\u00f4le. 4878 Km \u2026 Pour le coup j’ai eu de la chance.<\/p>\n
Vous prenez peut \u00eatre en charge une partie des frais de transports de vos salari\u00e9s (je ne me souviens plus si c’est obligatoire ou pas de le faire). Nous on le fait. Il y a la possibilit\u00e9 d’avoir un all\u00e9gement des charges.\u00a0 Mais pour pouvoir mettre en place cette all\u00e9gement de charge il faut avoir les justificatifs fournis par les salari\u00e9s (donc si c’est un abonnement mensuel, avoir tout les justificatifs) et aussi que le salari\u00e9 est \u00e9t\u00e9 pr\u00e9sent au moins 1 jour sur un mois. A priori si un de vos salari\u00e9 prend 1 mois de vacances, vous pouvez bien entendu prendre en charge comme d’habitude une partie de son forfait transport, mais pour ce mois l\u00e0 bien pr\u00e9cis\u00e9ment, vous ne pouvez pas mettre en place l’all\u00e9gement de charge qui va bien. Bon pour nous, un mois de vacances continue, ca n’existe pas, mais je n’avais pas forc\u00e9ment la totalit\u00e9 des justificatifs et \u00e7a a un peu \u00e9t\u00e9 le branle bas de combat dans le bureau pour imprimer les justificatifs manquant en urgence (merci \u00e0 RTM d’avoir un site qui permet de t\u00e9l\u00e9charger les factures m\u00eame 2 ans apr\u00e8s\u00a0!!)<\/p>\n
Toute les notes de frais doivent \u00eatre justifiable. C’est \u00e0 dire noter sur le ticket CB la raison de celui-ci et si c’est un restaurant et que vous avez pay\u00e9 pour plusieurs, le nom de chacun des convives. L\u00e0 on \u00e9tait par\u00e9. J’ai un agenda compl\u00e8tement exhaustif et chaque ticket indique bien en plus le pourquoi du ticket. Par contre, lors de la pr\u00e9paration du contr\u00f4le, un des trucs que j’ai fait a \u00e9t\u00e9 de v\u00e9rifier chacun des tickets, pour v\u00e9rifier que j’avais bien not\u00e9 la raison sur le ticket, que j’avais bien la justification qui allait bien sur mon agenda (et sur certains d\u00e9placement comme une pr\u00e9sence samedi \u00e0 paris ou 4 ou 5 jours d’affil\u00e9 si j’avais bien en plus des emails ou des factures justifiant le pourquoi du truc). Les tickets sont historiquement rang\u00e9s par ordre alphab\u00e9tique du fournisseur. C’est ma moiti\u00e9 qui s’occupe de tout \u00e7a et elle trouvait cela plus logique.
\nMoi b\u1ebftement, je trouvais cela mieux de classer par mois. Du coup, on a tout reclass\u00e9. Et j’ai eu l’air bien con quand j’ai du retrouver le ticket du resto bidule et truc. (Heureusement j’ai une bonne m\u00e9moire et avec le nom du resto je me souviens quand j’y suis all\u00e9, m\u00eame si c’est un resto de 2012, mais j’avais quand m\u00eame eu l’air d’un con).<\/p>\n
Je ne le savais pas non plus. Mais \u00e0 priori, quand vous avez un fournisseur \u00e0 qui vous donnez plus d’un certain montant (de m\u00e9moire 3000 euros\/ an), vous devez lui demander une attestation vous prouvant qu’il est en r\u00e8gle pour tout ce qui est Urssaf. Alors si vous ne le faites pas ce n’est \u00e0 priori pas pendant votre contr\u00f4le \u00e0 vous que cela va poser probl\u00e8me. Mais si par la suite votre fournisseur se fait contr\u00f4ler et qu’il n’\u00e9tait pas en r\u00e8gle, on peut venir vous chercher des noises.<\/p>\n
Pendant toute la dur\u00e9e du contr\u00f4le je n’ai pas ressenti de volont\u00e9 de nous pi\u00e9ger pour pouvoir nous saigner. Alors oui, il y a eu des v\u00e9rifications pr\u00e9cises, pointilleuses. Oui, l’administration part du principe que vous connaissez la loi (et toute la loi) et que vous faites tout de la bonne fa\u00e7on. Mais cela me semble normal. On pourrait effectivement dire qu’il faut simplifier les choses et que c’est trop compliqu\u00e9. Mais en attendant, les choses sont ce qu’elles sont. Et comme les contr\u00f4les existent, autant faire les choses bien. Et oui, lorsque j’ai referm\u00e9 la porte de la salle de r\u00e9union, une fois que tout \u00e9tait fini, j’ai pouss\u00e9 un gros soupir de soulagement. Mais le contr\u00f4le et la fa\u00e7on dont il s’est pass\u00e9 a \u00e9t\u00e9 honn\u00eate. Et je me dis que cela doit se passer comme cela dans la grande g\u00e9n\u00e9ralit\u00e9 des cas. Et que donc, si vous , de votre cot\u00e9 vous avez g\u00e9r\u00e9 correctement votre boutique, tout se passera bien.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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