Dépenser pour économiser

 L'entreprise, jour après jour  3 Responses »
Jan 232012
 

Je discute assez souvent avec des porteurs de projets en phase de création d’entreprise ou de jeunes chefs d’entreprise. Et il y a un leitmotiv qui revient en boucle. ‘Il ne faut pas dépenser, faut faire le plus possible avec du gratuit, même si il faut bidouiller’. C’est d’ailleurs malheureusement quelque chose que j’entends aussi (mais vraiment moins) dans mes discussions avec des chefs d’entreprises plus expérimentés (mais ça sera sûrement l’objet d’un autre billet, les choses étant différentes).

Un exemple qui me vient, début décembre (oui je sais ça remonte, mais j’ai du lag dans l’écriture de mes billets). Je discute avec un chef d’une jeune entreprise. Il est en pleine phase de mise en place de son concept. Il a une petite équipe de salariés et le projet avance bien. Mais il a un problème et ça fait quatre ou cinq jours qu’il a lancé un de ses salariés sur la question avec comme objectif ‘résout moi ce problème en mode gratuit’. Après les 4 ou 5 jours de boulot ils ont une solution qui fonctionnent à peu prés, suivant le bon vouloir de la pluie et du beau temps.

Après quelques minutes de réflexion, je propose une solution qui a un coup, un peu moins d’un centaine d’euros par mois. Mais c’est une solution pérenne et industrialisable.

‘Mais ce n’est pas gratuit’ me répondra ma connaissance.
‘Combien ça t’a coûté 5 jours de salaires de ton salarié ? Pour une solution qui n’est de toute façon pas vraiment utilisable ?’ fut ma réponse.

En quoi consistait ma solution ? Déporter une partie du problème. Sous traiter un des points bloquants et le faire faire par quelqu’un qui était compétent.

Et c’est je pense souvent une attitude à savoir adopter.

Sous-traiter tout ce qui ne fait pas votre cœur de métier. Vous ne faites pas vous même vos cartes de visite non ? Ni l’impression de vos tee-shirts ou le repassage à sec de vos costumes.

Faites de même pour ce qui est plus proche de votre activité métier mais sans en être. Nous par exemple chez Hybird, on a sous traité l’infogérance de nos serveurs. Pourquoi ? Parce que ça coûte moins cher que de devoir embaucher deux admins réseaux (oui deux pour gérer les astreintes, les vacances de l’un des deux, etc). Et parce que comme cela on peut se reposer sur des gens ultra compétents dont c’est le métier. Cela nous fait donc économiser de l’argent.

Et, en plus, en se déchargeant de cette partie là, on économise aussi du temps. Ce qui nous en libère pour faire ce que l’on veut vraiment faire, sans parler de toutes les tracasseries auquel on a pas besoin de penser (maj des serveurs, veilles diverses et variés, autoformation pour rester à niveau,etc…). Et comme le temps, c’est de l’argent, on économise de nouveau de l’argent.

Alors peut-être que lorsque cela nous coutera moins cher d’embaucher 4 ingé réseau que de continuer à sous-traiter, on réinternalisera. Mais en attendant, en dépensant, on économise.

Et c’est à mon avis un conseil que tout le monde devrait essayer de mettre en œuvre.


flattr this!

Chronique d’un salon réussi

 Anecdotes  2 Responses »
Oct 112010
 

J’en ai parlé (enfin twitté) plusieurs fois. La semaine dernière, nous profitions du salon Solutions pour lancer Crème CRM, le CRM que l’on développe depuis … piou deux ans.

C’était l’occasion d’être, pour la première fois, exposant sur un salon parisien. Pour cette première nous avions prévu les choses en grand :

  • Nouveau kakémono
  • Nouvelle plaquette
  • des clés USB en forme de carte de visite, au couleur de Crème et qui permette de se connecter à une version de démo en ligne
  • de grand tablier blanc, avec un logo Crème, pour continuer l’univers Crème glacée.
  • Une distribution de crème glacée, le 5 octobre, en deux temps. Première partie à la sortie de la conférence de présentation de microsoft Dynamics CRM puis en marchant dans le salon et en arrêtant les visiteurs pour leur offrir une glace et une plaquette, tout en leur expliquant le truc.

Le pari n’était pas forcément gagné d’avance. Le risque était en effet que nous passions pour ridicule, ma chérie et moi, avec nos tabliers (oui la délégation Hybird était redoutablement non discrimante , une femme ma chérie, et un homme moi (je serais presque tentée de dire 1,5 femme en comptant la mini boutchou qui attend tranquillement février pour naitre…) )

Mais au final, le retour fut plutôt bon, je n’ai eu qu’une seule personne qui a refusé de me parler sous prétexte de mon accoutrement.

Le reste du temps, les gens restaient un peu scotchés mais avaient l’air de trouver nos initiatives sympa et de bon goût. Niveau réaction on a tout eu :

  • le mec qui rit aux larme en nous disant que c’était une idée géniale
  • les étudiantes en marketing qui viennent nous dire que c’était terrible
  • une exposante qui me dira ‘je ne pourrais plus manger de glace sans penser à votre CRM’
  • une autre qui trouvera l’idée cool mais compatira tout de même ‘vous devez en vouloir à votre patron qui vous oblige à porter un tablier’
  • des visiteurs (ou des exposants) qui m’arrêteront pour me demander pourquoi je porte un tablier blanc.
  • les gens qui en général hallucinent au départ mais me laissent leur faire mon petit discours, prennent une plaquette et parfois une glace et me donnent leur carte

Au final, et même si il va falloir attendre quelques mois pour pouvoir avoir une réelle idée de l’impact de ce salon, le bilan est positif, un certain nombre de contact,  des retours plutôt bon sur le design, l’ergonomie et les fonctionnalités de Crème.

Petit intermède Caliméro

Et pourtant, ce ne fut pas facile. A croire que tout c’était ligué contre nous.

Nous avions raté à 30 secondes (30 put…. de secondes), notre TGV, ce qui nous a obligé à en prendre un autre (en payant une surtaxe) et à arriver encore plus tard que prévu sur Paris. (Ce qui nous a permis de marcher à travers la Défense et Courbevoie, en pleine nuit, pour trouver notre hôtel… Mais bon, c’est sympa la Défense à minuit).

Arrivés (enfin) à l’hotel, je me rend compte que j’ai oublié de prendre des chaussures correctes et que je n’ai que mes baskets (autant dire que costume / basquettes, ça ne le fait pas) ce qui m’obligera à aller en acheter le matin même du salon et conséquence encore pire, à faire 2 jours de salons dans des chaussures complétement neuves ….

D’ailleurs le retour ne fut pas mieux …

Tout d’abord serrés comme des sardines pour faire la défense -> la gare de lyon..

Puis déçus parce que les billets IdTGV on ne peut les échanger que 5h avant le départ… 5h… mais qui a envie de changer ses billets 5h avant le départ ? 2h30 avant le départ comme nous oui… mais 5h30. Donc bingo, 2h30 d’attente.

Ensuite dans le wagon idTGV Zen, le plus bruyant du monde, avec une bande de trentenaire qui foutaient le bordel en buvant des petites cannettes de 1664 … (non mais sérieux là …) Et pour finir 20 minutes d’attente pour avoir le droit de monter dans un ficht.. de taxi.

Fin du Petit intermède Caliméro

Pour clôturer ce billet, et histoire que ce ne soit pas qu’un billet ‘récit of my life’, je vais essayer de vous donner un conseil.

Si vous devez lancer un produit, être exposant sur un salon, n’hésitez pas à être décalé, différent. N’hésitez pas à prendre des risques, si vous trouvez une bonne idée, qui reste dans le ton, qui peut être relié facilement à votre produit, qui est sympa sans être ridicule, fun sans être débile, vous marquerez les gens et ils se souviendront de vous. Et qu’ils se rappellent votre nom, c’est la première étape pour que vous puissiez leur vendre quelque chose. [ Et je sais que quand je les relancerais par mail, ils vont tout de suite me remettre, et que si ils se rappellent de moi, c'est un plus, un gros plus ]

Alors effectivement, c’est bien plus difficile de passer deux jours habillé avec un tablier blanc que de rester, comme tout les autres autour,  en costard / cravate. Mais je pense que ça vaut le coup.

Le plus difficile reste le dosage. Savoir rester du bon coté de la ligne jaune, du coté de l’idée géniale et ne pas, à trop vouloir en faire, passer du coté de l’idée ridicule.

Pour finir, (parce que demain j’ai un autre salon et que je ne suis pas tout a fait prés) j’aimerais parler d’une autre initiative ‘décalée’ du même style. Celle de Pliciweb et de leur produit clic and cash qui consiste tout bêtement (ou tout génialement) à vendre des sites web en conserves (oui en conserves, dans des boites de conserves). Leur idée est tout simplement géniale. Donc voilà, j’avais juste envie d’en parler. :)


flattr this!

Être endetté, c’est bien

 Financement des investissements  7 Responses »
Jun 202010
 

Cela faisait pas mal de temps que je n’avais pas écrit de billet orienté gestion d’entreprise. Quoi de mieux qu’un titre volontairement accrocheur pour changer cela ?

Donc oui, pour une entreprise, être endettée, avec modération, c’est bien. J’irais même plus loin, je dirais que lorsque l’on est, en temps qu’entreprise, pas endettée du tout, c’est une faute. Non, ne me brulez pas tout de suite, je vais m’expliquer.

1- Les trois lois.

Pour bien comprendre la suite de mon billet il faut garder en mémoire les trois lois qui régissent les banques et la gestion de la trésorerie d’une entreprise :

ta trésorerie le moins possible tu grèveras
Aux riches seulement, on prêtera
Si tu refuses ce que l’on t’offre, lorsque tu le demanderas, on te le refusera

2- Financement du matériel

Pour pouvoir produire ou simplement gérer les tâches administratives, une entreprise a besoin de matériel. Si je prend Hybird en exemple, nous on a besoin de PC. Que l’on change assez souvent, tout les deux ans et demi en moyenne. C’est donc des investissements assez réduit au final. Que l’on pourrait financer complétement en payant cash. Mais rappelons nous la première loi. Ta trésorerie le moins possible tu gréveras. Pourquoi entamer sa trésorerie pour acheter du matériel alors qu’on pourrait en faire financer l’achat par la banque ? Pour ne pas s’endetter et payer des intérêts allez vous me répondre ? C’est vrai.

Mais d’un autre coté, rien n’est plus important que de conserver sa trésorerie. Parce qu’imaginons un coup dur, un client qui paie en retard ou qui dépose le bilan, pile au moment ou les charges trimestrielles arrivent. Les urssafs ils seront alors très heureux d’apprendre que vous avez achetez tout votre matos rubis sur l’ongle et que vous n’avez aucun crédits sur le dos. Mais ils s’en foutront. Ils voudront être payer..

Nous, pour financer le matériel, on a mis en place une ligne de crédit, dés que possible. On ne l’utilise pas souvent, mais elle est là et si jamais on a un pépin de matos, un truc qui nous lâche, ou simplement un renouvellement de matos prévu, on l’utilise, sans aucun remord et on ne touche pas à notre tréso.

3- Financement du BFR

Tout le monde le sait, les banques ne financent pas le BFR. Sauf que.. sauf que si. Elles le font, parfois, quand vous n’en avez pas vraiment besoin. Quand votre tréso sera dans les sommets, quand votre carnet de commande sera plein et votre moral au beau fixe, ce sera le moment que votre banque choisira pour vous proposer une petite aide pour votre BFR. Oh bien entendu, ca ne sera pas des sommes énormes, 10 000 euros ou 30 000 euros. Mais bon, c’est toujours ça.

Et là, vous allez réfléchir et vous vous direz ‘je n’ai pas besoin de cet argent en plus, sur lequel je vais devoir en plus payer des intérêts (autour de 4% à l’heure actuelle), pourquoi donc payer pour avoir de l’argent dont je n’ai pas besoin’. Et vous direz ‘non merci, je n’en ai pas besoin’ à votre banque.
C’est très bien, c’est une gestion très ‘bon père de famille’ de votre endettement. Mais souvenez vous les règles 2 et 3 du premier point. On vous propose de l’argent, pourquoi le refuser ? Au pire, placez le. Vous trouverez sans problème des placements autour de 2,80 % et vous vous retrouverez avec des sous en plus, pour un cout vraiment minimum. Et là encore, qui sait ce qui peut arriver dans les mois qui viennent.. Qui sait ce qui peut vous tomber dessus comme coup dur. Et croyez moi, ce n’est pas quand votre tréso sera en berne, votre client principal en dépôt de bilan et que vos créanciers hurleront à votre porte, que votre banque vous aidera avec votre BFR. Non à ce moment là, il vérifiera juste très consciencieusement que vous lui payez ce que vous lui devait en frais de gestion de compte. Et il vous dira que vu votre situation, il ne peut vraiment pas vous aider, que vous auriez du accepter ses propositions il y a quelques mois, quand tout allez bien…

4- Conclusion

Je suis pleinement conscient que je généralise la situation. Si vous avez une tréso énorme, tellement importante que vous estimez qu’aucune suite de coup dur, ne puisse vous mettre en danger, alors il n’est pas forcément utile de s’endetter. Mais dans tout les autres cas, réfléchissez bien avant de dire non à l’argent que l’on propose de vous prêter. Parce que ce qui est sur, c’est que quand vous en aurez besoin, on ne vous le proposera plus, parce qu’alors vous serez devenu un client à risque…

Et oui, je sais que cela peut faire bizarre, de devoir prévoir pour ‘au cas où’, de se retrouver à faire des prêts comme si c’était des assurances en cas de pépins et de se dire que la banque, au moment où on en aura le plus besoin, ne vous aidera vraisemblablement pas, de peur d’être un dommage collatéral de votre chute. Mais c’est comme ça que ça fonctionne, alors il faut s’adapter. En tout cas, vous ne pourrez pas dire que je ne vous aurais pas prévenu.


flattr this!

Indicateurs et tableaux de bord

 L'entreprise, jour après jour  2 Responses »
Jan 072010
 

Un chef d’entreprise se doit de gérer (ou piloter) son entreprise. Jusque là, on est tous d’accord. Mais pour arriver à faire cela, il lui faut des infos, des données, des choses sur lesquelles s’appuyer pour prendre des décisions. C’est ou ça ou se faire tirer les cartes pour décider quoi faire. Alors je sais qu’à différentes époques, les plus hautes instances ont pu faire confiance aux cartes, aux étoiles ou à d’autres systèmes pas vraiment cartésiens de prise de décisions.

Mais imaginons que notre gentil entrepreneur décide de ne pas s’en remettre à ce qui ressemble à du hasard. Non, il prendra des décisions réfléchies, qui s’appuie sur du concret.

Mais comment faire pour avoir ces données concrètes ? C’est tout simple. Il faut prendre les données que l’on a sous la main et les hiérarchiser, les traiter, les synthétiser et au final s’en servir pour calculer des indicateurs qui se mettront à jour, dans le meilleur des cas, automatiquement. Ce qui nous donnera des tableaux de bords qui nous permettront :

  • d’avoir une vision globale , d’un seul coup d’œil de la santé de sa société,
  • de prendre des décisions,
  • de voir les résultats des décisions prises.

On peut (que dis-je, on doit) bien entendu avoir des tableaux de bords pour tous les domaines où l’on a besoin de visibilité. Dans le domaine commercial, cela peut être pour mesurer une action ou les performances commerciales, pour voir les dérapages sur les projets, etc. Dans ce billet, quand je donnerais des exemples, je resterais sur des indicateurs de gestion d’entreprise. Si le sujet des indicateurs de pilotage vous intéresse mes chers lecteurs, je ferais d’autres billets (promis).

1- Où prendre les données et quoi en faire

J’aurais envie de dire “là où elles sont”.
En fait, ça dépend, là encore, du pourquoi de vos indicateurs. Pour des indicateurs de pilotage d’entreprise vous pouvez par exemple prendre votre pile de factures, vos liasses de bons de commandes et vos classeurs de devis, ainsi que tous vos calculs prévisionnels des charges de votre entreprise.

Ensuite, une fois que vous avez toutes vos données, il faut les consolider, en faire un tout qui ait du sens. Par exemple, à partir de calculs de vos charges de l’année d’avant, vous pouvez mettre en place un calcul de vos charges prévisionnelles de l’année prochaine (ou en cours) que vous ventilerez par mois. Ça vous donnera en même temps votre point mort prévisionnel.

De même, votre pile de factures vous permettra d’avoir votre CA fait, vos bons de commandes validés, votre CA à venir ainsi que vos devis et votre portefeuille futur.

Vous pouvez aussi du coup, rapprocher le CA mensuel ensuite (ainsi que le CA prévisionnel) pour voir quels sont vos bons ou vos mauvais mois.

2- Less is more (merci monsieur Mies)

Une fois que vous avez toutes vos données bien rassemblées ensemble, avec plein de tableaux, de calculs, de totaux, etc., il faut sélectionner vos indicateurs.

Pour cela, il n’y a qu’une règle. Il vous en faut peu. Et qu’ils soient vraiment percutant.

Pourquoi peu ? Parce qu’il faut que, chaque matin, vous puissiez en un coup d’œil, voir tout ce qu’il y à voir. Savoir là ou ça va et où ça ne va pas.

Vous aurez toujours le temps après d’aller voir plus loin dans les données brutes ou dans les dizaines de calculs intermédiaires que vous avez fait, l’explication du pourquoi du comment de la valeur de votre indicateur.

Si je prends mon cas comme exemple, j’ai en ce qui concerne la partie “gestion financière”, quatre indicateurs principaux :

  • la visibilité au niveau trésorerie en nombre de mois qui correspond au nombre de mois pendant lesquels on peut payer les charges,
  • le nombre de jour/hommes qu’il faut que l’on facture encore à notre taux journalier moyen pour atteindre le point mort,
  • le total de tout ce qui a été facturé mais non encore encaissé,
  • la valeur du portefeuille client possible (la somme des devis pondérés à chaque fois par la probabilité d’avoir le contrat).

Pour les deux premiers indicateurs, je les calcule de deux façons différentes :

  • avec les montants facturés (même si non encaissés),
  • avec les montants facturés et qui seront facturés (on bosse souvent sur de longs projets qui durent plusieurs mois, avec des facturations multiples en cours de projet, il est donc intéressant d’avoir cette vision de ce qui est signé mais pas encore facturé).

J’ai bien entendu des indicateurs secondaires comme :

  • le chiffre d’affaires déjà effectué,
  • le total des charges prévisionnelles de l’année (que je recalcule en fonction des charges réelles des mois passés),
  • les indicateurs de gestion de fonds de roulement.

Pourquoi avoir les indicateurs de besoins en fonds de roulement en indicateurs ‘secondaires’ ? Parce qu’on a un besoin en fonds de roulement assez faible et très stable. Et qu’au vu de l’historique de la société, on a mis les moyens pour se prémunir, en tout cas pour l’instant, de problèmes de BFR.

Au final, j’ai donc seulement quatre indicateurs qui me font six valeurs. Facile à regarder, rapide à comprendre. Et je n’ai pas besoin de plus pour voir la situation globale.

3- Tips

Bon, allez, je vais vous faire part de ma grande sagesse (…) et finir ce billet par quelques petits conseils.

3.1 De la couleur

Pensez à colorer vos indicateurs. C’est bien plus parlant qu’une valeur numérique. Deux exemples.
Mon indicateur de visibilité peut avoir trois couleurs :

  • vert quand la visibilité est supérieure à 6 mois,
  • orange entre 3 et 6,
  • rouge en-dessous.

Idem le nombre de jours à  facturer qui peut être rouge ou vert. Il est vert quand les jours à facturer sont en phase avec le temps restant, en rouge sinon (expliqué simplement, cela veut dire que s’il nous reste 70 % du CA point mort à faire, donc 70 % des jours à facturer alors qu’on est en novembre, l’indicateur sera rouge. Si par contre on a déjà fait 80 % du CA point mort, et qu’il donc reste que 20 % de CA à faire alors qu’on est en mai, le nombre de jours restants à facturer sera vert).

3.2 Les mises à jour

Vous allez mettre vos données à jour assez souvent. A chaque devis, chaque modification du calcul des charges, chaque facture. Pensez donc à construire dès le début une structure qui puisse se mettre à jour simplement et dont les maj se propagent. Ajouter 1 000 € par mois dans les charges prévisionnelles doit permettre de tout recalculer, CA point mort, visibilité, etc.

4- Conclusion

Je suis sûr que je ne vous ai rien appris en vous disant qu’il fallait définir des indicateurs pour pouvoir piloter son entreprise.

Mais je voudrais vraiment insister sur deux points. Il est vraiment important d’être capable d’avoir peu d’indicateurs. 3, 4 , 6 maxi. Pour avoir eu beaucoup de mal avec ce point là, je sais que ça peut être difficile. Avoir 20 indicateurs, ça peut rassurer. Mais au final, vous vous en rendrez compte, c’est bien moins productifs que 4, 5 ou 6.

Il y a autant de tableaux de bord que d’entreprises. Vos indicateurs, ça doit être les vôtres. Ceux qui vous seront vraiment utile. Alors posez vous, réfléchissez et définissez ceux qui seront les plus pertinents pour votre activité.

Et puis quel bonheur ensuite, de voir ces jolis petits indicateurs, qui nous indique en un clin d’oeil, comment vont les choses.


flattr this!

Comment définir un prix de vente ?

Je vais continuer sur mes billets de ‘vulgarisation de la gestion d’entreprise’ en parlant un peu de comment on fait pour définir le prix de vente d’une prestation. Parce qu’après tout, c’est quand même important le prix de nos prestations. Trop cher, on ne vend rien, pas assez cher, on vend mais on finit par [...]

Lire la suite

Le juste prix ou comment placer ses prix face à la concurrence.

Retour d’un billet parlant plus d’entrepreneuriat que de technique avec pour sujet l’un des points les plus difficiles qui soit, quel prix donner à ses produits/services. Je resterais assez ‘vague’ dans ce billet qui se limite à parler du positionnement de ses offres par rapport à celle de la concurrence. Le calcul ‘précis’ du prix [...]

Lire la suite

De l’intérêt des salons

Libertis est une des associations d’entreprise de PACA. C’est l’association des entreprises (prestataires,intégrateurs,éditeurs) qui font du libre. Bien entendu, en temps qu’entreprise, on y est adhérent. Et j’ai même l’honneur d’en être, depuis 6 mois et pour encore 1 an et demi, le président. Depuis 3 ans,  (ha 2007, comme tu parais loin maintenant), Libertis [...]

Lire la suite

L’entreprena-zen-itude

Un horrible néologisme comme titre pour faire un petit billet listant des conseils (que je ne respecte pas du tout, et oui voici le premier, mais surement pas le dernier, billets faites ce que je dis, pas ce que je fais), qui peut-être vous éviteront de péter un plomb un jour et de courir dans [...]

Lire la suite

Où s’installer ? ou ‘à plusieurs, on est plus fort que seul’

Où s’installer ? C’est l’une des grandes questions récurrentes d’un créateur d’entreprise. Hormis les entrepreneurs individuels qui ont parfois la possibilité de travailler de chez eux (est-ce une bonne idée, je suis assez partagé sur la question d’ailleurs, ça demande une volonté d’acier en tout cas), les autres créateurs, sont eux bien obligés de trouver un local pour héberger leur entreprise.

Lire la suite

Une main de fer dans un gant de velours ou Apprendre à vivre avec son banquier.

Dans le dernier post, j’ai expliqué pourquoi, a mon avis, la relation entre un chef d’entreprise et son banquier était si spéciale et si tendue. Aujourd’hui, enfin plutôt ce soir, je vais tenter de donner quelques astuces qui peut-être pourront rendre les relations de certains (avec leur banquiers seulement, je ne m’occupe pas des problèmes de couple) plus sereine.

Lire la suite

Les banques, pourquoi est ce que ce n’est pas l’amour fou entre elles et nous ?

La relation que peut avoir une entreprise avec sa banque (où un chef d’entreprise avec son banquier) n’est pareille à aucune autre. Un mélange de ‘je t’aime moi non plus’ , de ‘Donnez moi une hache que je lui refasse le nez’ et ‘Oh secours, non il va me manger, j’ai peur’.

Ce désamour, cette défiance, cette incompréhension profonde (parfois des deux parties) vient de plusieurs raisons :

Lire la suite