Jan 042015
 

Mi novembre nous avons eu le bonheur d’avoir un contrôle URSSAF. Trois semaines avant on a donc reçu un gentil petit courrier en A/R pour nous indiquer que le 19 novembre, il fallait accueillir dans nos bureaux la personne chargée de nous contrôler et lui fournir une liste de papier longue comme deux pages A4 (bon ok un peu moins longues mais quand même).

J’avais a peine fini de lire la lettre d’annonce du contrôle que j’appelais déjà mon expert comptable pour lui annoncer la bonne nouvelle.

Au final tout c’est bien passé. Le cabinet d’expert comptable qui gére notre dossier a envoyé deux personnes pendant toute la durée du contrôle et comme autant l’expert comptable que nous avions fait du bon boulot, nous avons traversé avec succès cette épreuve. Même pas un petit redressement pour le plaisir, non rien.

Mais du coup après avoir survécu à cette expérience, je me suis dit que je pouvais faire une petite liste de chose toute simple à bien vérifier si vous vous trouvez dans la même situation que nous.

Déjà une première chose, stresser ne sert à rien. Pendant trois semaines j’étais totalement en stress. L’expert comptable avait beau me dire que tout allait bien se passer, on avait beau avoir tout les papiers qu’il fallait, je pouvais pas m’empêcher d’angoisser. J’avais l’impression de retourner en cours avec une intero surprise sur un sujet bien vache. Et puis il y a plein de légendes urbaines sur les contrôleurs Urssaf. Alors qu’en fait ben non, si tu peux répondre à toutes les questions que l’on va te poser, ben tout se passe bien.

La réduction Fillon.

A priori c’est une belle cochonnerie a calculer de façon juste (j’ai cru comprendre que les jours de maladie ne devaient être pris en compte dans le calcul ou je ne sais pas quoi). Donc si vous avez fait du Fillon, croisez les doigts pour que celui qui a mis en place le truc ait bien tout fait comme il faut (pour nous s’était le cas). Parce qu’à priori c’est un truc qui est vérifié tout le temps (ça a été l’un des premiers trucs vérifiés pour nous).

Les indemnités kilométriques.

On fait peu de notes de frais pour déplacement pro en voiture. Mais en 2012 on en faisait un peu plus. Et l’année 2012 était l’une des années contrôlées.
Deux choses que je ne savais pas :
Il faut prouver que vous aviez bien la voiture que vous prétentez avoir sur vos notes de frais. Y compris si vous avez vendu entre temps votre voiture (ce qui a été le cas pour moi). Avoir une photocopie de la carte grise de toutes les voitures de vos salariés est donc une bonne chose à faire. Dans mon cas,  j’ai retrouvé mon contrat d’assurance et une photocopie du contrat de cession. Mais c’était moins une.
Il y a un barème pour le remboursement des frais kilométriques. Barème qui évolue en fonction du nombre de chevaux de votre voiture (ça je savais) mais aussi du nombre de kilomètre fait dans l’année. En dessous de 5000 km c’est un certains nombre d’euros par km, les kilomètres suivant sont à un barème inférieur (voir très inférieur). Ca je ne savais pas. Donc on n’avait jamais fait la vérification. Et on avait tout calculé avec un seul taux. Et donc le nombre de kilomètre fait en 2012 a été vérifié pendant le contrôle. 4878 Km … Pour le coup j’ai eu de la chance.

Le remboursement des frais de transports en commun.

Vous prenez peut être en charge une partie des frais de transports de vos salariés (je ne me souviens plus si c’est obligatoire ou pas de le faire). Nous on le fait. Il y a la possibilité d’avoir un allégement des charges.  Mais pour pouvoir mettre en place cette allégement de charge il faut avoir les justificatifs fournis par les salariés (donc si c’est un abonnement mensuel, avoir tout les justificatifs) et aussi que le salarié est été présent au moins 1 jour sur un mois. A priori si un de vos salarié prend 1 mois de vacances, vous pouvez bien entendu prendre en charge comme d’habitude une partie de son forfait transport, mais pour ce mois là bien précisément, vous ne pouvez pas mettre en place l’allégement de charge qui va bien. Bon pour nous, un mois de vacances continue, ca n’existe pas, mais je n’avais pas forcément la totalité des justificatifs et ça a un peu été le branle bas de combat dans le bureau pour imprimer les justificatifs manquant en urgence (merci à RTM d’avoir un site qui permet de télécharger les factures même 2 ans après !!)

Note de frais repas.

Toute les notes de frais doivent être justifiable. C’est à dire noter sur le ticket CB la raison de celui-ci et si c’est un restaurant et que vous avez payé pour plusieurs, le nom de chacun des convives. Là on était paré. J’ai un agenda complètement exhaustif et chaque ticket indique bien en plus le pourquoi du ticket. Par contre, lors de la préparation du contrôle, un des trucs que j’ai fait a été de vérifier chacun des tickets, pour vérifier que j’avais bien noté la raison sur le ticket, que j’avais bien la justification qui allait bien sur mon agenda (et sur certains déplacement comme une présence samedi à paris ou 4 ou 5 jours d’affilé si j’avais bien en plus des emails ou des factures justifiant le pourquoi du truc). Les tickets sont historiquement rangés par ordre alphabétique du fournisseur. C’est ma moitié qui s’occupe de tout ça et elle trouvait cela plus logique.
Moi bếtement, je trouvais cela mieux de classer par mois. Du coup, on a tout reclassé. Et j’ai eu l’air bien con quand j’ai du retrouver le ticket du resto bidule et truc. (Heureusement j’ai une bonne mémoire et avec le nom du resto je me souviens quand j’y suis allé, même si c’est un resto de 2012, mais j’avais quand même eu l’air d’un con).

La vérification du fait que les fournisseurs soient en règle.

Je ne le savais pas non plus. Mais à priori, quand vous avez un fournisseur à qui vous donnez plus d’un certain montant (de mémoire 3000 euros/ an), vous devez lui demander une attestation vous prouvant qu’il est en règle pour tout ce qui est Urssaf. Alors si vous ne le faites pas ce n’est à priori pas pendant votre contrôle à vous que cela va poser problème. Mais si par la suite votre fournisseur se fait contrôler et qu’il n’était pas en règle, on peut venir vous chercher des noises.

Conclusion.

Pendant toute la durée du contrôle je n’ai pas ressenti de volonté de nous piéger pour pouvoir nous saigner. Alors oui, il y a eu des vérifications précises, pointilleuses. Oui, l’administration part du principe que vous connaissez la loi (et toute la loi) et que vous faites tout de la bonne façon. Mais cela me semble normal. On pourrait effectivement dire qu’il faut simplifier les choses et que c’est trop compliqué. Mais en attendant, les choses sont ce qu’elles sont. Et comme les contrôles existent, autant faire les choses bien. Et oui, lorsque j’ai refermé la porte de la salle de réunion, une fois que tout était fini, j’ai poussé un gros soupir de soulagement. Mais le contrôle et la façon dont il s’est passé a été honnête. Et je me dis que cela doit se passer comme cela dans la grande généralité des cas. Et que donc, si vous , de votre coté vous avez géré correctement votre boutique, tout se passera bien.


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Jan 232012
 

Je discute assez souvent avec des porteurs de projets en phase de création d’entreprise ou de jeunes chefs d’entreprise. Et il y a un leitmotiv qui revient en boucle. ‘Il ne faut pas dépenser, faut faire le plus possible avec du gratuit, même si il faut bidouiller’. C’est d’ailleurs malheureusement quelque chose que j’entends aussi (mais vraiment moins) dans mes discussions avec des chefs d’entreprises plus expérimentés (mais ça sera sûrement l’objet d’un autre billet, les choses étant différentes).

Un exemple qui me vient, début décembre (oui je sais ça remonte, mais j’ai du lag dans l’écriture de mes billets). Je discute avec un chef d’une jeune entreprise. Il est en pleine phase de mise en place de son concept. Il a une petite équipe de salariés et le projet avance bien. Mais il a un problème et ça fait quatre ou cinq jours qu’il a lancé un de ses salariés sur la question avec comme objectif ‘résout moi ce problème en mode gratuit’. Après les 4 ou 5 jours de boulot ils ont une solution qui fonctionnent à peu prés, suivant le bon vouloir de la pluie et du beau temps.

Après quelques minutes de réflexion, je propose une solution qui a un coup, un peu moins d’un centaine d’euros par mois. Mais c’est une solution pérenne et industrialisable.

‘Mais ce n’est pas gratuit’ me répondra ma connaissance.
‘Combien ça t’a coûté 5 jours de salaires de ton salarié ? Pour une solution qui n’est de toute façon pas vraiment utilisable ?’ fut ma réponse.

En quoi consistait ma solution ? Déporter une partie du problème. Sous traiter un des points bloquants et le faire faire par quelqu’un qui était compétent.

Et c’est je pense souvent une attitude à savoir adopter.

Sous-traiter tout ce qui ne fait pas votre cœur de métier. Vous ne faites pas vous même vos cartes de visite non ? Ni l’impression de vos tee-shirts ou le repassage à sec de vos costumes.

Faites de même pour ce qui est plus proche de votre activité métier mais sans en être. Nous par exemple chez Hybird, on a sous traité l’infogérance de nos serveurs. Pourquoi ? Parce que ça coûte moins cher que de devoir embaucher deux admins réseaux (oui deux pour gérer les astreintes, les vacances de l’un des deux, etc). Et parce que comme cela on peut se reposer sur des gens ultra compétents dont c’est le métier. Cela nous fait donc économiser de l’argent.

Et, en plus, en se déchargeant de cette partie là, on économise aussi du temps. Ce qui nous en libère pour faire ce que l’on veut vraiment faire, sans parler de toutes les tracasseries auquel on a pas besoin de penser (maj des serveurs, veilles diverses et variés, autoformation pour rester à niveau,etc…). Et comme le temps, c’est de l’argent, on économise de nouveau de l’argent.

Alors peut-être que lorsque cela nous coutera moins cher d’embaucher 4 ingé réseau que de continuer à sous-traiter, on réinternalisera. Mais en attendant, en dépensant, on économise.

Et c’est à mon avis un conseil que tout le monde devrait essayer de mettre en œuvre.


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Oct 112010
 

J’en ai parlé (enfin twitté) plusieurs fois. La semaine dernière, nous profitions du salon Solutions pour lancer Crème CRM, le CRM que l’on développe depuis … piou deux ans.

C’était l’occasion d’être, pour la première fois, exposant sur un salon parisien. Pour cette première nous avions prévu les choses en grand :

  • Nouveau kakémono
  • Nouvelle plaquette
  • des clés USB en forme de carte de visite, au couleur de Crème et qui permette de se connecter à une version de démo en ligne
  • de grand tablier blanc, avec un logo Crème, pour continuer l’univers Crème glacée.
  • Une distribution de crème glacée, le 5 octobre, en deux temps. Première partie à la sortie de la conférence de présentation de microsoft Dynamics CRM puis en marchant dans le salon et en arrêtant les visiteurs pour leur offrir une glace et une plaquette, tout en leur expliquant le truc.

Le pari n’était pas forcément gagné d’avance. Le risque était en effet que nous passions pour ridicule, ma chérie et moi, avec nos tabliers (oui la délégation Hybird était redoutablement non discrimante , une femme ma chérie, et un homme moi (je serais presque tentée de dire 1,5 femme en comptant la mini boutchou qui attend tranquillement février pour naitre…) )

Mais au final, le retour fut plutôt bon, je n’ai eu qu’une seule personne qui a refusé de me parler sous prétexte de mon accoutrement.

Le reste du temps, les gens restaient un peu scotchés mais avaient l’air de trouver nos initiatives sympa et de bon goût. Niveau réaction on a tout eu :

  • le mec qui rit aux larme en nous disant que c’était une idée géniale
  • les étudiantes en marketing qui viennent nous dire que c’était terrible
  • une exposante qui me dira ‘je ne pourrais plus manger de glace sans penser à votre CRM’
  • une autre qui trouvera l’idée cool mais compatira tout de même ‘vous devez en vouloir à votre patron qui vous oblige à porter un tablier’
  • des visiteurs (ou des exposants) qui m’arrêteront pour me demander pourquoi je porte un tablier blanc.
  • les gens qui en général hallucinent au départ mais me laissent leur faire mon petit discours, prennent une plaquette et parfois une glace et me donnent leur carte

Au final, et même si il va falloir attendre quelques mois pour pouvoir avoir une réelle idée de l’impact de ce salon, le bilan est positif, un certain nombre de contact,  des retours plutôt bon sur le design, l’ergonomie et les fonctionnalités de Crème.

Petit intermède Caliméro

Et pourtant, ce ne fut pas facile. A croire que tout c’était ligué contre nous.

Nous avions raté à 30 secondes (30 put…. de secondes), notre TGV, ce qui nous a obligé à en prendre un autre (en payant une surtaxe) et à arriver encore plus tard que prévu sur Paris. (Ce qui nous a permis de marcher à travers la Défense et Courbevoie, en pleine nuit, pour trouver notre hôtel… Mais bon, c’est sympa la Défense à minuit).

Arrivés (enfin) à l’hotel, je me rend compte que j’ai oublié de prendre des chaussures correctes et que je n’ai que mes baskets (autant dire que costume / basquettes, ça ne le fait pas) ce qui m’obligera à aller en acheter le matin même du salon et conséquence encore pire, à faire 2 jours de salons dans des chaussures complétement neuves ….

D’ailleurs le retour ne fut pas mieux …

Tout d’abord serrés comme des sardines pour faire la défense -> la gare de lyon..

Puis déçus parce que les billets IdTGV on ne peut les échanger que 5h avant le départ… 5h… mais qui a envie de changer ses billets 5h avant le départ ? 2h30 avant le départ comme nous oui… mais 5h30. Donc bingo, 2h30 d’attente.

Ensuite dans le wagon idTGV Zen, le plus bruyant du monde, avec une bande de trentenaire qui foutaient le bordel en buvant des petites cannettes de 1664 … (non mais sérieux là …) Et pour finir 20 minutes d’attente pour avoir le droit de monter dans un ficht.. de taxi.

Fin du Petit intermède Caliméro

Pour clôturer ce billet, et histoire que ce ne soit pas qu’un billet ‘récit of my life’, je vais essayer de vous donner un conseil.

Si vous devez lancer un produit, être exposant sur un salon, n’hésitez pas à être décalé, différent. N’hésitez pas à prendre des risques, si vous trouvez une bonne idée, qui reste dans le ton, qui peut être relié facilement à votre produit, qui est sympa sans être ridicule, fun sans être débile, vous marquerez les gens et ils se souviendront de vous. Et qu’ils se rappellent votre nom, c’est la première étape pour que vous puissiez leur vendre quelque chose. [ Et je sais que quand je les relancerais par mail, ils vont tout de suite me remettre, et que si ils se rappellent de moi, c’est un plus, un gros plus ]

Alors effectivement, c’est bien plus difficile de passer deux jours habillé avec un tablier blanc que de rester, comme tout les autres autour,  en costard / cravate. Mais je pense que ça vaut le coup.

Le plus difficile reste le dosage. Savoir rester du bon coté de la ligne jaune, du coté de l’idée géniale et ne pas, à trop vouloir en faire, passer du coté de l’idée ridicule.

Pour finir, (parce que demain j’ai un autre salon et que je ne suis pas tout a fait prés) j’aimerais parler d’une autre initiative ‘décalée’ du même style. Celle de Pliciweb et de leur produit clic and cash qui consiste tout bêtement (ou tout génialement) à vendre des sites web en conserves (oui en conserves, dans des boites de conserves). Leur idée est tout simplement géniale. Donc voilà, j’avais juste envie d’en parler. 🙂


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Jun 202010
 

Cela faisait pas mal de temps que je n’avais pas écrit de billet orienté gestion d’entreprise. Quoi de mieux qu’un titre volontairement accrocheur pour changer cela ?

Donc oui, pour une entreprise, être endettée, avec modération, c’est bien. J’irais même plus loin, je dirais que lorsque l’on est, en temps qu’entreprise, pas endettée du tout, c’est une faute. Non, ne me brulez pas tout de suite, je vais m’expliquer.

1- Les trois lois.

Pour bien comprendre la suite de mon billet il faut garder en mémoire les trois lois qui régissent les banques et la gestion de la trésorerie d’une entreprise :

ta trésorerie le moins possible tu grèveras
Aux riches seulement, on prêtera
Si tu refuses ce que l’on t’offre, lorsque tu le demanderas, on te le refusera

2- Financement du matériel

Pour pouvoir produire ou simplement gérer les tâches administratives, une entreprise a besoin de matériel. Si je prend Hybird en exemple, nous on a besoin de PC. Que l’on change assez souvent, tout les deux ans et demi en moyenne. C’est donc des investissements assez réduit au final. Que l’on pourrait financer complétement en payant cash. Mais rappelons nous la première loi. Ta trésorerie le moins possible tu gréveras. Pourquoi entamer sa trésorerie pour acheter du matériel alors qu’on pourrait en faire financer l’achat par la banque ? Pour ne pas s’endetter et payer des intérêts allez vous me répondre ? C’est vrai.

Mais d’un autre coté, rien n’est plus important que de conserver sa trésorerie. Parce qu’imaginons un coup dur, un client qui paie en retard ou qui dépose le bilan, pile au moment ou les charges trimestrielles arrivent. Les urssafs ils seront alors très heureux d’apprendre que vous avez achetez tout votre matos rubis sur l’ongle et que vous n’avez aucun crédits sur le dos. Mais ils s’en foutront. Ils voudront être payer..

Nous, pour financer le matériel, on a mis en place une ligne de crédit, dés que possible. On ne l’utilise pas souvent, mais elle est là et si jamais on a un pépin de matos, un truc qui nous lâche, ou simplement un renouvellement de matos prévu, on l’utilise, sans aucun remord et on ne touche pas à notre tréso.

3- Financement du BFR

Tout le monde le sait, les banques ne financent pas le BFR. Sauf que.. sauf que si. Elles le font, parfois, quand vous n’en avez pas vraiment besoin. Quand votre tréso sera dans les sommets, quand votre carnet de commande sera plein et votre moral au beau fixe, ce sera le moment que votre banque choisira pour vous proposer une petite aide pour votre BFR. Oh bien entendu, ca ne sera pas des sommes énormes, 10 000 euros ou 30 000 euros. Mais bon, c’est toujours ça.

Et là, vous allez réfléchir et vous vous direz ‘je n’ai pas besoin de cet argent en plus, sur lequel je vais devoir en plus payer des intérêts (autour de 4% à l’heure actuelle), pourquoi donc payer pour avoir de l’argent dont je n’ai pas besoin’. Et vous direz ‘non merci, je n’en ai pas besoin’ à votre banque.
C’est très bien, c’est une gestion très ‘bon père de famille’ de votre endettement. Mais souvenez vous les règles 2 et 3 du premier point. On vous propose de l’argent, pourquoi le refuser ? Au pire, placez le. Vous trouverez sans problème des placements autour de 2,80 % et vous vous retrouverez avec des sous en plus, pour un cout vraiment minimum. Et là encore, qui sait ce qui peut arriver dans les mois qui viennent.. Qui sait ce qui peut vous tomber dessus comme coup dur. Et croyez moi, ce n’est pas quand votre tréso sera en berne, votre client principal en dépôt de bilan et que vos créanciers hurleront à votre porte, que votre banque vous aidera avec votre BFR. Non à ce moment là, il vérifiera juste très consciencieusement que vous lui payez ce que vous lui devait en frais de gestion de compte. Et il vous dira que vu votre situation, il ne peut vraiment pas vous aider, que vous auriez du accepter ses propositions il y a quelques mois, quand tout allez bien…

4- Conclusion

Je suis pleinement conscient que je généralise la situation. Si vous avez une tréso énorme, tellement importante que vous estimez qu’aucune suite de coup dur, ne puisse vous mettre en danger, alors il n’est pas forcément utile de s’endetter. Mais dans tout les autres cas, réfléchissez bien avant de dire non à l’argent que l’on propose de vous prêter. Parce que ce qui est sur, c’est que quand vous en aurez besoin, on ne vous le proposera plus, parce qu’alors vous serez devenu un client à risque…

Et oui, je sais que cela peut faire bizarre, de devoir prévoir pour ‘au cas où’, de se retrouver à faire des prêts comme si c’était des assurances en cas de pépins et de se dire que la banque, au moment où on en aura le plus besoin, ne vous aidera vraisemblablement pas, de peur d’être un dommage collatéral de votre chute. Mais c’est comme ça que ça fonctionne, alors il faut s’adapter. En tout cas, vous ne pourrez pas dire que je ne vous aurais pas prévenu.


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Indicateurs et tableaux de bord

Un chef d’entreprise se doit de gérer (ou piloter) son entreprise. Jusque là, on est tous d’accord. Mais pour arriver à faire cela, il lui faut des infos, des données, des choses sur lesquelles s’appuyer pour prendre des décisions. C’est ou ça ou se faire tirer les cartes pour décider quoi faire. Alors je sais […]

Comment définir un prix de vente ?

Je vais continuer sur mes billets de ‘vulgarisation de la gestion d’entreprise’ en parlant un peu de comment on fait pour définir le prix de vente d’une prestation. Parce qu’après tout, c’est quand même important le prix de nos prestations. Trop cher, on ne vend rien, pas assez cher, on vend mais on finit par […]

Le juste prix ou comment placer ses prix face à la concurrence.

Retour d’un billet parlant plus d’entrepreneuriat que de technique avec pour sujet l’un des points les plus difficiles qui soit, quel prix donner à ses produits/services. Je resterais assez ‘vague’ dans ce billet qui se limite à parler du positionnement de ses offres par rapport à celle de la concurrence. Le calcul ‘précis’ du prix […]

De l’intérêt des salons

Libertis est une des associations d’entreprise de PACA. C’est l’association des entreprises (prestataires,intégrateurs,éditeurs) qui font du libre. Bien entendu, en temps qu’entreprise, on y est adhérent. Et j’ai même l’honneur d’en être, depuis 6 mois et pour encore 1 an et demi, le président. Depuis 3 ans,  (ha 2007, comme tu parais loin maintenant), Libertis […]

L’entreprena-zen-itude

Un horrible néologisme comme titre pour faire un petit billet listant des conseils (que je ne respecte pas du tout, et oui voici le premier, mais surement pas le dernier, billets faites ce que je dis, pas ce que je fais), qui peut-être vous éviteront de péter un plomb un jour et de courir dans […]

Où s’installer ? ou ‘à plusieurs, on est plus fort que seul’

Où s’installer ? C’est l’une des grandes questions récurrentes d’un créateur d’entreprise. Hormis les entrepreneurs individuels qui ont parfois la possibilité de travailler de chez eux (est-ce une bonne idée, je suis assez partagé sur la question d’ailleurs, ça demande une volonté d’acier en tout cas), les autres créateurs, sont eux bien obligés de trouver un local pour héberger leur entreprise.

Une main de fer dans un gant de velours ou Apprendre à vivre avec son banquier.

Dans le dernier post, j’ai expliqué pourquoi, a mon avis, la relation entre un chef d’entreprise et son banquier était si spéciale et si tendue. Aujourd’hui, enfin plutôt ce soir, je vais tenter de donner quelques astuces qui peut-être pourront rendre les relations de certains (avec leur banquiers seulement, je ne m’occupe pas des problèmes de couple) plus sereine.

Les banques, pourquoi est ce que ce n’est pas l’amour fou entre elles et nous ?

La relation que peut avoir une entreprise avec sa banque (où un chef d’entreprise avec son banquier) n’est pareille à aucune autre. Un mélange de ‘je t’aime moi non plus’ , de ‘Donnez moi une hache que je lui refasse le nez’ et ‘Oh secours, non il va me manger, j’ai peur’.

Ce désamour, cette défiance, cette incompréhension profonde (parfois des deux parties) vient de plusieurs raisons :