Jan 042015
 

Mi novembre nous avons eu le bonheur d’avoir un contrôle URSSAF. Trois semaines avant on a donc reçu un gentil petit courrier en A/R pour nous indiquer que le 19 novembre, il fallait accueillir dans nos bureaux la personne chargée de nous contrôler et lui fournir une liste de papier longue comme deux pages A4 (bon ok un peu moins longues mais quand même).

J’avais a peine fini de lire la lettre d’annonce du contrôle que j’appelais déjà mon expert comptable pour lui annoncer la bonne nouvelle.

Au final tout c’est bien passé. Le cabinet d’expert comptable qui gére notre dossier a envoyé deux personnes pendant toute la durée du contrôle et comme autant l’expert comptable que nous avions fait du bon boulot, nous avons traversé avec succès cette épreuve. Même pas un petit redressement pour le plaisir, non rien.

Mais du coup après avoir survécu à cette expérience, je me suis dit que je pouvais faire une petite liste de chose toute simple à bien vérifier si vous vous trouvez dans la même situation que nous.

Déjà une première chose, stresser ne sert à rien. Pendant trois semaines j’étais totalement en stress. L’expert comptable avait beau me dire que tout allait bien se passer, on avait beau avoir tout les papiers qu’il fallait, je pouvais pas m’empêcher d’angoisser. J’avais l’impression de retourner en cours avec une intero surprise sur un sujet bien vache. Et puis il y a plein de légendes urbaines sur les contrôleurs Urssaf. Alors qu’en fait ben non, si tu peux répondre à toutes les questions que l’on va te poser, ben tout se passe bien.

La réduction Fillon.

A priori c’est une belle cochonnerie a calculer de façon juste (j’ai cru comprendre que les jours de maladie ne devaient être pris en compte dans le calcul ou je ne sais pas quoi). Donc si vous avez fait du Fillon, croisez les doigts pour que celui qui a mis en place le truc ait bien tout fait comme il faut (pour nous s’était le cas). Parce qu’à priori c’est un truc qui est vérifié tout le temps (ça a été l’un des premiers trucs vérifiés pour nous).

Les indemnités kilométriques.

On fait peu de notes de frais pour déplacement pro en voiture. Mais en 2012 on en faisait un peu plus. Et l’année 2012 était l’une des années contrôlées.
Deux choses que je ne savais pas :
Il faut prouver que vous aviez bien la voiture que vous prétentez avoir sur vos notes de frais. Y compris si vous avez vendu entre temps votre voiture (ce qui a été le cas pour moi). Avoir une photocopie de la carte grise de toutes les voitures de vos salariés est donc une bonne chose à faire. Dans mon cas,  j’ai retrouvé mon contrat d’assurance et une photocopie du contrat de cession. Mais c’était moins une.
Il y a un barème pour le remboursement des frais kilométriques. Barème qui évolue en fonction du nombre de chevaux de votre voiture (ça je savais) mais aussi du nombre de kilomètre fait dans l’année. En dessous de 5000 km c’est un certains nombre d’euros par km, les kilomètres suivant sont à un barème inférieur (voir très inférieur). Ca je ne savais pas. Donc on n’avait jamais fait la vérification. Et on avait tout calculé avec un seul taux. Et donc le nombre de kilomètre fait en 2012 a été vérifié pendant le contrôle. 4878 Km … Pour le coup j’ai eu de la chance.

Le remboursement des frais de transports en commun.

Vous prenez peut être en charge une partie des frais de transports de vos salariés (je ne me souviens plus si c’est obligatoire ou pas de le faire). Nous on le fait. Il y a la possibilité d’avoir un allégement des charges.  Mais pour pouvoir mettre en place cette allégement de charge il faut avoir les justificatifs fournis par les salariés (donc si c’est un abonnement mensuel, avoir tout les justificatifs) et aussi que le salarié est été présent au moins 1 jour sur un mois. A priori si un de vos salarié prend 1 mois de vacances, vous pouvez bien entendu prendre en charge comme d’habitude une partie de son forfait transport, mais pour ce mois là bien précisément, vous ne pouvez pas mettre en place l’allégement de charge qui va bien. Bon pour nous, un mois de vacances continue, ca n’existe pas, mais je n’avais pas forcément la totalité des justificatifs et ça a un peu été le branle bas de combat dans le bureau pour imprimer les justificatifs manquant en urgence (merci à RTM d’avoir un site qui permet de télécharger les factures même 2 ans après !!)

Note de frais repas.

Toute les notes de frais doivent être justifiable. C’est à dire noter sur le ticket CB la raison de celui-ci et si c’est un restaurant et que vous avez payé pour plusieurs, le nom de chacun des convives. Là on était paré. J’ai un agenda complètement exhaustif et chaque ticket indique bien en plus le pourquoi du ticket. Par contre, lors de la préparation du contrôle, un des trucs que j’ai fait a été de vérifier chacun des tickets, pour vérifier que j’avais bien noté la raison sur le ticket, que j’avais bien la justification qui allait bien sur mon agenda (et sur certains déplacement comme une présence samedi à paris ou 4 ou 5 jours d’affilé si j’avais bien en plus des emails ou des factures justifiant le pourquoi du truc). Les tickets sont historiquement rangés par ordre alphabétique du fournisseur. C’est ma moitié qui s’occupe de tout ça et elle trouvait cela plus logique.
Moi bếtement, je trouvais cela mieux de classer par mois. Du coup, on a tout reclassé. Et j’ai eu l’air bien con quand j’ai du retrouver le ticket du resto bidule et truc. (Heureusement j’ai une bonne mémoire et avec le nom du resto je me souviens quand j’y suis allé, même si c’est un resto de 2012, mais j’avais quand même eu l’air d’un con).

La vérification du fait que les fournisseurs soient en règle.

Je ne le savais pas non plus. Mais à priori, quand vous avez un fournisseur à qui vous donnez plus d’un certain montant (de mémoire 3000 euros/ an), vous devez lui demander une attestation vous prouvant qu’il est en règle pour tout ce qui est Urssaf. Alors si vous ne le faites pas ce n’est à priori pas pendant votre contrôle à vous que cela va poser problème. Mais si par la suite votre fournisseur se fait contrôler et qu’il n’était pas en règle, on peut venir vous chercher des noises.

Conclusion.

Pendant toute la durée du contrôle je n’ai pas ressenti de volonté de nous piéger pour pouvoir nous saigner. Alors oui, il y a eu des vérifications précises, pointilleuses. Oui, l’administration part du principe que vous connaissez la loi (et toute la loi) et que vous faites tout de la bonne façon. Mais cela me semble normal. On pourrait effectivement dire qu’il faut simplifier les choses et que c’est trop compliqué. Mais en attendant, les choses sont ce qu’elles sont. Et comme les contrôles existent, autant faire les choses bien. Et oui, lorsque j’ai refermé la porte de la salle de réunion, une fois que tout était fini, j’ai poussé un gros soupir de soulagement. Mais le contrôle et la façon dont il s’est passé a été honnête. Et je me dis que cela doit se passer comme cela dans la grande généralité des cas. Et que donc, si vous , de votre coté vous avez géré correctement votre boutique, tout se passera bien.


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C’est comme dans un resto, si il est vide, personne n’entre

 Tips commerciaux  Comments Off on C’est comme dans un resto, si il est vide, personne n’entre
Jul 282013
 

Ce petit billet est la conséquence directe d’une discussion que j’ai eu le vendredi soir juste avant Pytong avec entre autre nico et mathieu. On parlait de la pratique de plus en plus courante de mettre en place une stratégie de remplissage factice pour les sites, les avis d’app sur les stores, etc …

Le principe du truc est simple. Quand vous lancez un site, il n’est pas connu. Donc il n’y a personne.  Donc vous avez peur que personne ne vienne. Surtout si c’est un site un peu fumeux et/ou avec une forte connotation sociale.

Du coup, si vous réfléchissez bêtement, vous trouvez une solution toute faite. Le faux contenu. Il vous suffit d’outsourcer (nan parce que faut pas déconner, le coût horaire du travail en france, il est trop élevé) la création de faux utilisateur. Ces faux utilisateurs feront ensuite du faux contenu. Et donc quand les vrais gens, potentiellement intéressés viendront voir votre site, ils auront forcément les yeux qui brillent. ‘Whaouuu regarde germaine, il y a pleins de gens dans le même village que nous qui utilise ce site web, on va s’inscrire pour partager !!’  Et bon là c’est le drame, vu qu’en fait tout est fake.

Vous allez me dire c’est pas nouveau. Dans les années 80/90 les faux témoignages dans les pubs papiers, ca y allait aussi. Et tous plus ridicule les uns que les autres. D’ailleurs ça m’a toujours fait rire les faux témoignages du style ‘j’utilise machin depuis 2 ans’ (que ça soit pour un site ou sur un produit papier) alors que le machin en question vient d’être lancer il y a 2 jours …

Et donc, la justification de cette pratique est l’analogie du restaurant (que j’ai cité pendant notre conversation le vendredi avant Pytong, ce qui m’a valu la remarque de nico ‘ha mais toi tu es bien un commercial’ (nico si tu me lis, je me vengerais, un jour je viendrais mettre des asticots dans ton lit !!  ) ).  C’est à dire ‘nan mais un restaurant qui est vide, personne n’y va’. Ce qui n’est pas totalement faux, mais aussi pas totalement vrai …

Mais d’un autre coté, si on continue l’analogie jusqu’au bout, les restaurateurs, pour pas que leur restos soient vide, ils devraient aussi mettre du faux contenu… Sauf que, on le sait tous, les restaurateurs, ils ne mettent pas des épouvantails ou des mannequins en plastique pour faire croire qu’il y a des gens qui mangent. ( ça ferrait très quatrième dimension tiens ça les mannequins en plastique qui mangent). Parce que ça se verrait tout de suite. Parce qu’ils font plus que réfléchir bêtement.

Alors si vous voulez lancer un site et que vous réfléchissez à comment atteindre votre masse critique d’utilisateur, faites plus que réfléchir bêtement, ne faker pas vos premiers users.

Débrouillez vous différemment.

Comment ?

Mais je ne sais pas moi, ce n’est pas moi qui veut lancer un site web que je sache !

Inscrivez votre famille, vos amis, vos collègues de bureau … Faites des concours avec des trucs à gagner, mettez en place des récompenses pour les premiers inscrits.

Et puis déjà, assurez vous que le site que vous voulez lancer, il est utile. Qu’il a une réelle utilité, qu’il vient combler un vrai manque, un vrai besoin chez les gens. (Je vais faire quelque chose que je déteste par dessus tout, faire une comparaison avec facebook, et sans même être sur qu’elle soit juste, mais que je sache, Facebook n’a pas eu de fakes utilisateurs pour démarrer …. (même si parfois, vu le niveau de ce que l’on lit sur facebook, je vous l’accorde on pourrait croire que les gens sont des fakes … )


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 Posted by at 13:06
Jan 232012
 

Je discute assez souvent avec des porteurs de projets en phase de création d’entreprise ou de jeunes chefs d’entreprise. Et il y a un leitmotiv qui revient en boucle. ‘Il ne faut pas dépenser, faut faire le plus possible avec du gratuit, même si il faut bidouiller’. C’est d’ailleurs malheureusement quelque chose que j’entends aussi (mais vraiment moins) dans mes discussions avec des chefs d’entreprises plus expérimentés (mais ça sera sûrement l’objet d’un autre billet, les choses étant différentes).

Un exemple qui me vient, début décembre (oui je sais ça remonte, mais j’ai du lag dans l’écriture de mes billets). Je discute avec un chef d’une jeune entreprise. Il est en pleine phase de mise en place de son concept. Il a une petite équipe de salariés et le projet avance bien. Mais il a un problème et ça fait quatre ou cinq jours qu’il a lancé un de ses salariés sur la question avec comme objectif ‘résout moi ce problème en mode gratuit’. Après les 4 ou 5 jours de boulot ils ont une solution qui fonctionnent à peu prés, suivant le bon vouloir de la pluie et du beau temps.

Après quelques minutes de réflexion, je propose une solution qui a un coup, un peu moins d’un centaine d’euros par mois. Mais c’est une solution pérenne et industrialisable.

‘Mais ce n’est pas gratuit’ me répondra ma connaissance.
‘Combien ça t’a coûté 5 jours de salaires de ton salarié ? Pour une solution qui n’est de toute façon pas vraiment utilisable ?’ fut ma réponse.

En quoi consistait ma solution ? Déporter une partie du problème. Sous traiter un des points bloquants et le faire faire par quelqu’un qui était compétent.

Et c’est je pense souvent une attitude à savoir adopter.

Sous-traiter tout ce qui ne fait pas votre cœur de métier. Vous ne faites pas vous même vos cartes de visite non ? Ni l’impression de vos tee-shirts ou le repassage à sec de vos costumes.

Faites de même pour ce qui est plus proche de votre activité métier mais sans en être. Nous par exemple chez Hybird, on a sous traité l’infogérance de nos serveurs. Pourquoi ? Parce que ça coûte moins cher que de devoir embaucher deux admins réseaux (oui deux pour gérer les astreintes, les vacances de l’un des deux, etc). Et parce que comme cela on peut se reposer sur des gens ultra compétents dont c’est le métier. Cela nous fait donc économiser de l’argent.

Et, en plus, en se déchargeant de cette partie là, on économise aussi du temps. Ce qui nous en libère pour faire ce que l’on veut vraiment faire, sans parler de toutes les tracasseries auquel on a pas besoin de penser (maj des serveurs, veilles diverses et variés, autoformation pour rester à niveau,etc…). Et comme le temps, c’est de l’argent, on économise de nouveau de l’argent.

Alors peut-être que lorsque cela nous coutera moins cher d’embaucher 4 ingé réseau que de continuer à sous-traiter, on réinternalisera. Mais en attendant, en dépensant, on économise.

Et c’est à mon avis un conseil que tout le monde devrait essayer de mettre en œuvre.


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Oct 312011
 

Jéremy a il y a quelques jours a publié un billet parlant de réponses à une offre de stage. Je suis globalement assez d’accord avec lui, mais je voulais rajouter mon petit grain de sel.

Concernant le format tout d’abord. Personnellement, pour ce qui est du CV, je vous dirais de fuir comme la peste le texte brut, le rtf et même le doc :

  • Le texte brut parce que c’est moche et pas lisible pour un CV
  • le rtf et le doc parce que bon, il y a une chance sur deux pour que la mise en page que vous avez passez des heures à faire soit complètement à la ramasse lorsque la personne qui le recevra l’ouvrira.  (et puis en plus le .doc, il y a une chance sur deux que vous laissiez l’historique des modifications accessibles)
  • Donc pour moi il n’y a que le pdf qui soit un choix viable.

Le pdf ou … la lettre papier. Je sais, je dois être un anachronisme vivant ou alors c’est parce que j’aime trop le papier et l’écriture manuscrite. Mais à l’époque où l’on commence à dire qu’un email, c’est pas forcément si écolo que ça (tiens il n’y avait pas une conf paris web la dessus… (pub inside) et où tout passe par un email, je ne suis pas insensible à la démarcation que représente une candidature papier. Et puis, la mesure de la motivation n’est clairement pas la même. Envoyer un email c’est appuyer sur le bouton Envoi. Une lettre papier, elle vous coûte, du temps, de l’argent…

Alors je sais que certains chef d’entreprise partent d’un principe qu’une candidature technique sous format papier ne mérite même pas d’être ouverte. Personnellement je pense que c’est de la connerie. Mais malheureusement, je pense qu’il y a plus de gens qui vont se gausser en disant ‘mais c’est quoi ce mec d’un autre temps, on est plus à la renaissance’ que de gens qui prendront au sérieux votre candidature.

Pour ce qui est de la lettre de motivation, j’ai une préférence pour directement dans le corps du mail. Pourquoi ? Parce que sinon vous allez devoir trouver de quoi remplir votre corps d’email et qu’en plus, vous allez devoir faire une lettre de motivation pdf ou autre, mais dans un fichier et qu’alors va falloir la présenter correctement votre lettre. Et c’est pas forcément trivial.

Ensuite, pour ce qui est du contenu. Je vais vous répéter ce que nous disait notre prof de com en école. ‘votre recruteur il s’en fout que vous vouliez apprendre le python, que vous pensez que sa boite va vous apporter un max et que grâce à lui vous allez devenir meilleur’. Lui il veut savoir ce qu’il a gagné en vous prenant en stage. Si ça va lui être un minimum utile. Écrivez la lettre en conséquence. Qu’est ce que vous allez pouvoir lui apporter ? En quoi vous lui serez utile ? (oui je sais les stages c’est fait pour vous former, pas pour que l’entreprise y gagne quelque chose, bla bla bla, … mais si en plus de vous payer et d’allouer du temps de tuteur à vous former, encadrer, aider,… au final le bilan de votre stage pour elle est nulle voir négatif, ben … voilà quoi).

[Ici, je m’auto met un bémol, il y a des stages que l’on accepte alors que l’on sait que le bilan sera nul, c’est par exemple les stages de troisième. Mais ce n’est que pendant 1 ou 2 semaines et c’est ‘pour la bonne cause’, c’est différent. Au boulot, on a déjà pris deux fois de tels stagiaires et on le refera, parce que là oui c’est rafraîchissant les petits troisièmes (et très rigolo d’avoir les mamans au téléphone qui demandent des stages pour leur enfants)]

Donnez des arguments sur ce que vous allez apporter et surtout justifiez les. Comment ? Servez vous de vos expériences précédentes et montrez en quoi elles vous serviront. Vous n’avez pas d’expériences précédentes, c’est votre premier stage ? Servez vous de vos expériences personnelles alors. Vous passez votre vie devant la TV et en boîte et vous avez aucune expériences personnelles ??? glissez un chèque dans votre lettre de motivation alors parce que là, c’est mal parti. (d’ou l’intérêt de la lettre papier).  Ha et s’il vous plaît, évitez le ‘je vais vous apporter ma curiosité et ma fraîcheur d’esprit…’

De même, et la je rejoins jérémy, les lettre de motivation qui débute par ‘Votre entreprise étant réputée dans son domaine d’activité…’ c’est bon, pour moi c’est direct un gros gros mauvais point. Autant il faut absolument que vous sachiez ce que fait l’entreprise que vous contactez, dans quoi elle bosse, etc, autant des phrases vides de sens comme ça… Ça montre exactement le contraire.

Et puis ce n’est pas dur, il suffit de suivre un minimum l’actualité de la boite. Blog/Twitter/site de la boite, des produits, vous aurez toutes les infos nécessaire. Et je vous le promet finir une lettre de motivation en concluant que vous espérer que le salon qui se passe dans 1 mois et sur laquelle l’entreprise sera exposante se passera bien.. ça vous démarquera tout de suite. Et pas qu’un peu.

Quelques autres choses à ne surtout pas faire en plus de celles déjà listées (et toutes sont réelles, tirées des CV que l’on a reçu au boulot) :

  • Commencer par madame, monsieur quand vous savez a qui vous écrivez (et vous devez savoir). Bonjour Madame Truc, bonjour monsieur Bidule. C’est le minimum.
  • Envoyer un mail avec 50 adresses de destinations, toutes visibles. Là vous me donnez l’impression de vous foutre de moi et vous passez pour un con.
  • Envoyer comme CV un Scan en jpg d’un CV imprimé et/ou d’une lettre de motivation manuscrite
  • Si vous envoyez une lettre manuscrite, l’écrire sur une page quadrillée, surtout si c’est une page de classeur avec les trous à gauche. Le papier a lettre, ça existe !
  • Ne pas personnaliser votre CV. Normalement vous devriez avoir autant de CV que d’offre auxquels vous postulez. Ça peut aller de simplement changer l’intitulé mais vous pouvez aussi changer les expériences que vous mettez en avant en fonction des postes.
  • Penser que parce que vous êtes bon, ça va le faire tout seul. Parce qu’à part si vous êtes un core dev d’un projet réputé, le créateur d’une appli ou d’un site à succès ou autre, les gens qui recevront votre CV + lettre de motiv ne pourront pas le savoir. Et pour avoir droit de prouver votre valeur lors de l’entretien + tests techniques, faut déjà que vous soyez sélectionné pour un entretien.
  • Envoyer un mail vide contenant juste : ‘Lettre de motivation et CV en PJ’
  • Envoyer un mail se limitant à ‘voici mon CV, je cherche un stage, si vous êtes intéressé, répondez moi pour recevoir ma lettre de motivation’.
  • Ne pas relancer par mail ou téléphone. Mais uniquement si vous êtes sur d’avoir vraiment bien fait les choses au niveau du CV et de la lettre de motivation. Si vous m’envoyez un CV pourri avec une lettre moisie et que vous me relancez,  vous risquez de vous faire lister point par point pourquoi votre CV est pourri et votre lettre de la daube. Et je ne serais pas forcément d’une super humeur.
  • Ne pas essayer de faire jouer vos relations. Si vous avez ciblé une boite, que vous voulez y aller et que vous pourriez utiliser votre réseau de connaissance pour faciliter les choses et que vous ne le faite pas.. vous êtes un naïf.

En fait, au final, rechercher un stage, c’est une vraie démarche commerciale. Vous allez, peut-être pour la première fois, essayer de vous vendre, vous déguiser en commercial d’un produit que normalement, vous connaissez bien, vous-même. Et promis, ce n’est pas sale.


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